Rutiner og maler for omsorgssentre

Kartlegging og oppfølging på omsorgssentre

Kartlegging av barna på omsorgssenteret er en lovpålagt oppgave (barnevernloven § 5A-4). Bruk kartleggingsrapportene for å kartlegge barnet sitt behov slik at barnet får god og individuell tilpasset oppfølging, og for å sikre en god bosetting av barnet.

• Utarbeid kartleggingsrapporten i samarbeid med barnet og gjennomgå denne med barnets representant/ verge.
• Oversend kartleggingsrapporten for vedtak innen 3 uker etter at barnet har kommet til omsorgssenteret.
• Bruk handlingsplanen/MAP til kontinuerlig evaluering og formulering av spesifikke mål på bakgrunn av kartleggingen av barna og oppfølgingsvedtaket fra Bufetat.
• Oversend oppdatert kartleggingsrapport ved vesentlige endringer i barnets behov (barnevernloven § 5A-5). Ta kontakt med regionskontoret dersom det er uklart om det er behov for ny kartleggingsrapport.
• Fristen for oversendelse av overgangsrapport er tre uker etter at UDI har fattet vedtak om opphold/avslag.
• Aktuelle underskriftsskjemaer skal signeres av barn og representant/verge før rapportene blir videresendt.

Maler

• Mal for flyttemelding
• Mal for mål- og handlingsplan - MAP
• Mal Kartleggingsrapport
• Mal Overgangsrapport
• Veileder til kartlegging

For statlige omsorgssentre

Kartleggingsrapportene er ikke ferdigstilt før de er ferdigstilt i BIRK/ephorte og samtykkene er sendt til BSA.

For private omsorgssentre

Kartleggingsrapportene og andre arkivverdige dokumenter sendes inn til dokumentmottaket innen frist til Bufetat.

Mottaker: Bufetat region øst, dokumentmottaket

Oversendelse av arkivverdige dokumenter fra private tiltak ved plassering av enslige mindreårige asylsøkere under 15 år

Arkivverdig dokumentasjon er dokumenter som er gjenstand for saksbehandling; det være seg notater, referater og dokumenter som kan ha historisk betydning og som representerer hendelser eller beslutninger rundt oppfølgingen av det enkelte barnet.

Det private tiltaket skal fortløpende vurdere hva som er arkivverdig dokumentasjon, men følgende dokumenter skal sendes til Bufetat for arkivering:

• Kopi av politiregistreringen (skjema som barnet får med seg fra Politiets utlendingsenhet)
• Ankomstmelding til alle aktuelle instanser
• Kopi av vedtak fra Fylkesmannen om oppnevning av representant
• Kartleggingsrapporter i signert stand (leder/avdelingsleder, representant og barn)
• Oppdaterte mål- og arbeidsplaner (MAP)
• Utredninger/Rapporter/vedtak av barnet fra kommunen og andre eksterne instanser (skole, PPT, helsetjenester o.l.)
• Rapporter/journalnotater/vurderinger skrevet av omsorgssenteret
• Forhold rundt asylsaken gjort kjent til omsorgssenteret
• Tvangsprotokoller
• Klagesaker
• Overgangsrapport
• Flyttemelding til alle aktuelle instanser

Alle dokumenter skal merkes med barnets NAVN, DUFNR. og BiRK ID – og sendes til:

Mottaker: Bufetat, region øst