Dokumentasjon av arbeidet – journalføring

For å sikre den enkelte bruker god oppfølging en systematisk kartlegging og oppfølging, er det nødvendig med en enkel journalføring. Krisesenteret har ingen lovpålagt journalplikt.

Systematikk i oppfølgingen

Helhetlig oppfølging av den enkelte bruker forutsetter en systematisk kartlegging og en plan for oppfølging som flere ansatte ved krisesenteret har tilgang til. Dette krever en eller annen form for journalføring. Journalføring gjør også arbeidet mindre personavhengig og sårbart ved sykdom, ferie og annet fravær.

Viktig dokumentasjon for brukeren

God dokumentasjon av den utsattes livssituasjon, volden og oppfølgingsarbeidet kan også ha stor betydning for brukeren. Det dokumenterer at livssituasjonen endrer seg, i mange tilfeller til det bedre, noe som kan være motiverende og styrke håpet om et godt liv uten vold i fremtiden.

Informasjonen kan i tillegg være viktig dokumentasjon for brukeren på flere måter. Den utsattes egne fortellinger om hva som har skjedd bør derfor sikres gjennom journalføring. Opplysningene også ha en sentral rolle senere:

Registrering av personopplysninger kan kun skje etter samtykke fra bruker. Samtykket bør være skriftlig.

Eksempel på skjema for samtykke til registrering av personopplysninger.

Forklar hva journal og samtykke er

Det kan ofte være vanskelig for brukere å forstå hva samtykke til journalføring er og hva det innebærer i starten av oppholdet, når samtykke ofte innhentes. Manglende kunnskap om systemer og det å være i akutt krise, kan gjøre det vanskelig å forstå informasjonen du prøver å gi. Det er derfor viktig at du informerer grundig og enkelt om:

  • hvorfor det er hensiktsmessig å ha en journal
    • brukeren slipper å fortelle og forklare til alle ansatte som skal bistå
    • det kan gi mer systematisk og god hjelp
  • hva informasjonen skal brukes til: i tillegg til best mulig hjelp her og nå, kan det være viktige opplysninger i seinere faser (søknader, rettssaker, etc.)
  • hvem som kan lese opplysningene og ikke

Dette bør inngå i journalen

Vesentlige momenter som bør inn i en journal, kan for eksempel være:

  • opplysninger fra ankomstsamtalen
  • samtykkeskjemaer
  • kartleggingsskjema
  • plan for oppfølging
  • plan for sikkerhet
  • relevante dokumenter fra og viktige beslutninger fra møter med andre instanser
  • oppsummering av vesentlige momenter fra oppfølgingssamtaler
  • oppsummering av vesentlige momenter fra andre typer samtaler, grupper, etc.
  • vesentlige oppdateringer eller endring i sak

Journal for barn

Barn regnes i krisesenterloven som selvstendige brukere (§ 1), og deres interesser kan i enkelte tilfeller stå i strid med forelders interesse. Barn bør derfor ha sin egen journal, som barnets kontaktperson er hovedansvarlig for.

Foreldre med foreldreansvar vil normalt ha rett til innsyn i barnets journal. Dette gjelder imidlertid ikke hvis hensynet til barnets helse eller sikkerhet tilsier at det ikke skal gis (§ straffeloven § 17 om nødrett).

Slik oppbevarer du personopplysninger

Opplysningene og dokumentene i journalen vil inneholde strengt sensitiv informasjon. Journalen må derfor, enten det gjøres på papir eller elektronisk, oppbevares i tråd med regler for behandling av personopplysninger, gitt i personvernopplysningsloven og tilhørende forskrift.

Krisesenteret kan oppbevare personopplysningene etter at bruker har forlatt senteret. Det er bruker som selv gir samtykke til hvor lenge journalen skal oppbevares. Journalen skal makuleres når det ikke lenger foreligger samtykke til oppbevaring.

Publisert 13. november 2017
Oppdatert 05. juni 2020