Selv om mye har vært tenkt på i planleggingen, kan det i løpet av arrangementet oppstå uforutsette situasjoner som må håndteres. Da gjelder det å vise fleksibilitet og kreativitet.

Det er lurt å ha utvalgte personer med "vertskapsfunksjon", som er klare til å håndtere smått og stort som måtte oppstå i løpet av arrangementet. Noe kan ivaretas av personalet på arrangementstedet, for eksempel assistanse ved måltider. Dette må avklares på forhånd.

Det kan lønne seg å ha en tekniker lett tilgjengelig, som raskt kan løse eventuelle tekniske problemer.

Det bør lages en kjøreplan for arrangementsdagen, med oppgaver og ansvarsfordeling. Dette kan være:

Sist faglig oppdatert 12. oktober 2015