Din viktigaste jobb i ungdomsrådet er å delta på rådsmøta for å seie meininga di. Du skal vere med å bestemme kva ungdomsråd skal meine i dei ulike sakene.

Kommuneloven bestemmer at ungdomsråd skal behandle saker og gjere vedtak i møte. Dette betyr at rådet ikkje kan behandle saker ved at leiaren ringar rundt til resten av medlemmene og høyrer om kva dei meiner. Rådet kan heller ikkje behandle saker ved å sende meldingar eller chatte saman.

Føremålet med eit rådsmøte er oftast å

• bestemme kva ungdomsrådet meiner om ei sak som kommunen ønsker innspel på
• bestemme kva ungdomsrådet meiner om ei sak som dykk sjølv ønsker å jobbe med
• finne gode idéar og gode løysingar
• oppdatere kvarandre på kva som skjer
• lage felles planar for arbeidet framover
• møtest og bli betre kjend

Det er leiaren for rådet som setter opp saksliste for kvart enkelt møte. Ifølgje kommuneloven skal innkalling til møtt sendast til medlemmene med rimeleg varsel. Det betyr at innkallinga skal sendast så tidleg at du har moglegheit til å møte på dette tidspunktet, eller at varamedlemmene blir varsla tidsnok til å møte. Medlemmene må bli varsla om møtetidspunktet så tidleg at dei får tid til å sette seg inn i sakene før møtet.

Kven er på møta i ungdomsråd?

Kommunestyret avgjer kor mange medlemmer ungdomsråd skal ha. For at ungdomsrådet skal kunne treffe eit vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vore til stades på møtt og røysta i den aktuelle saka.

Har du ikkje moglegheit til å vere på eitt av møta, må du melde frå i god tid til koordinatoren/sekretæren for ungdomsråd, slik at ein vararepresentant kan innkallast til å møte istadenfor deg. Vara betyr å vere i staden for ein annan når han/ho får forfall.

Kor ofte bør vi ha møte?

Du kan forvente å ha opptil ti møte i året. Det er lurt å ha møte så ofte at det ikkje blir for mykje dykk skal gjere på kvart møte, men ikkje så ofte at de har møte berre for å ha møte. Det er viktig at det ikkje går for lang tid mellom kvart møte, slik dykk ikkje gløymer kva de har gjort og bestemt tidlegare.

Rådet skal ha møte dersom enten rådet sjølv, kommunestyret eller fylkestinget vedtek det. Rådet skal også ha møte dersom leiaren av rådet meiner at det er nødvendig eller dersom minst ein tredel av medlemmene i rådet krev at rådet skal ha møtt, står det i kommunelova.

Rådet kan velje å sette opp ein møteplan for året, slik at tidspunktet for møtet er kjent i god tid i førevegen.

Møta er til for å diskutere sakene og bestemme seg for noko, ikkje gjere arbeidsoppgåver. Arbeidsoppgåver blir gjorde mellom møta, og det er viktig at du faktisk gjer det du har sagt ja til å gjere.

For å få til eit møte som er effektivt og nyttig, er det viktig at alle blir einig om korleis møta skal vere.

Dette bør gjerast gjennom å avklare forventingane så tidleg som mogeleg etter at nye medlemmer er valde inn i rådet. Under forventingsavklaringa bør alle seie noko om:

• Mine forventingar til meg sjølv
• Mine forventingar til dei andre i rådet
• Kva eg trur dei andre forventar av meg

Les meir om forventningsavklaring under Rolleforståelse.

Ut frå desse forventingane bør rådet diskutere og bli einig om ein samarbeidsavtale som de skal følge. Det er viktig at alle er ansvarlege for å følge spelereglane i avtalen. Det er nokre forventingar som går igjen uansett kva slags møte de deltek i:

• Vi er førebudde til møtt (har lese referat og sakspapira, og har notert meiningar på førehand)
• Vi har respekt for kvarandre (kjem i tide, lèt andre snakke ferdig når dei har ordet)
• Alle skal bli høyrt (lyttar til kvarandre, legg bort mobilen, er til stades på heile møtt)
• Vi gir beskjed før det er for seint (om ein treng hjelp med noko, ikkje kan komme på møtt, ikkje får gjort det ein har sagt ja til å gjere)

For å få til eit godt møte er det også viktig at de som sit i rådet er trygge nok på kvarandre til å dele meiningane dykkar. Mest sannsynleg kjenner ikkje alle kvarandre frå før, så det kan vere lurt å ha noko sosialt i framkant eller etterkant av møta for å bli betre kjent. Det er også viktig at ein har nok mat og drikke slik de held konsentrasjonen gjennom heile møtet.

Ofte vil eit møte vere best dersom ikkje alle deltakarane alltid er einig om alt. Dersom ein startar ueinige, klarer ein å diskutere fleire sider av ei sak, og venteleg bestemme seg for noko som alle kan vere einig i til slutt.

Referat frå tidlegare møte i ungdomsrådet og sakslista for det kommande møtet hjelper deg til å komme godt førebudd til møtet i rådet.

Du bør starte med å lese referatet frå førre møte. Da får du ei oversikt over kva rådet jobba med sist gong dei var samla. Dette kan du få av koordinator dersom du ikkje allereie har fått det.

• Les godt gjennom sakspapira til sakene som skal behandlast på møtet.
• Noter undervegs dersom det er noko du synest er spesielt viktig i saka, og skriv ned meiningane dine.
• Er det ord eller uttrykk du ikkje forstår når du les sakspapira, kan du spørje koordinator, slik du slepp å spørje om dette under møtet.
• Du kan også stille spørsmål under møtet. Det ofte fleire som sit med same spørsmål.
• Møta går mykje fortere dersom alle har lese sakspapira på førehand. I tillegg har mange kanskje gjort seg opp ei meining eller kome med argument på førehand, slik at diskusjonen og resultatet av saka blir enda betre.

Kom alltid tidsnok til møtet. Finn ut kor møtet skal vere på førehand, slik du ikkje går deg bort.

Det kan verke skummelt å leie sitt første møte, men sjå på det som ei moglegheit til å utfordre deg sjølv og til å lære noko nytt.

Det viktigaste ein møteleiar kan gjere er å vere godt førebudd. Det kan vere lurt å ha ein gjennomgang med koordinator før møtet startar. Kanskje de kan møtast ein halvtime før møtestart for å sjå gjennom sakene ein ekstra gong?

Møteleiaren skal få alle til å seie meininga si, sørge for at all sider ved ei sak blir behandla, og til slutt finne noko de kan bli einige om. Det finst fleire måtar å gjere møteleiinga på. Kva metode som passar best er avhengig av kor flinke dei andre i møtt er til å ta ordet utan å bli spurt direkte, og kva saka handlar om.

Eksempel på metodar for meiningsutveksling under møtet:

• Diskusjon/debatt: Alle som ønsker å seie noko rekkjer opp handa, og ventar på turen sin. Møteleiaren noterer kven som ønsker å seie noko, slik at ingen snik i køen.
• Runden: Alle seier kva dei meiner om saka etter tur. Det går også an å ta runden fleire gonger, der ein utfordrar alle til å nemne ein ny ting/eit nytt argument kvar gong.
• Kaste ball: Den som har ballen (eller noko anna) er den som snakkar.
• Diskusjon i mindre grupper: Del opp møtedeltakarane i mindre grupper der ein først diskuterer seg imellom, og deretter presenterer kva ein har kome fram til for dei andre.
• Post-it-lappar: All skriv ned tankane sine på post-it-lappar, som ein presenterer for alle etterpå. Spesielt bra når ein idémyldrar.
• Tankekart: Skriv ned eit ord eller omgrep i midten av eit ark. Deretter skal alle skrive ned ord som ein meiner heng saman med ordet/omgrep i midten av arket.
• Spørsmål og svar: Alle skriv ned alle spørsmål dei har. Deretter les ein desse høgt. Resten av møtedeltakarane skal prøve å svare på spørsmåla på best mogeleg måte.

Ofte kjem nokre med gode idéar som ein ikkje har tid til å diskutere på det møtet. Derfor er det viktig å skrive ned dei goda idéane, og be koordinator sette det opp til neste møte. Det gjer også at diskusjonen ikkje endar opp med å handle om noko anna enn det saka eigentleg dreier seg om. Kanskje den som kom med idéen har lyst til å førebu ein presentasjon av saka til neste møte?

Når de er ferdig med avstemminga skal det som er vedteke skrivast inn i møteboka (kommuneloven § 11-4).

Dette må med i møtereferatet:

• Tid og stad for møtet
• Kven som møtte og kven som var fråverande
• Kva saker som blei behandla
• Kva vedtak som blei gjorde og avstemmingsresultatet

Reglane for korleis ungdomsråd skal stemme kan stå i reglementet deres.

Etter kommuneloven skal vedtak i ungdomsråd skje med vanleg fleirtal. Da må voteringstema i den enkelte saka vere klare, slik at det kan stemmast ja eller nei. Røystinga skjer ved handsopprekking. Røystinga skal vere open, og det er etter kommuneloven ikkje høve til å halde skriftleg votering.

Dersom ungdomsråd er heilt einig i saka og ikkje har nokre kommentarar, er det lurt å skrive ned akkurat dette i svaret som rådet sender til kommunen. Det er fint for kommunen å få stadfesting på at ungdomsråd er einig. I andre saker kan det hende at rådet ønsker endringar i saka, eller at rådet er heilt ueinig i at saka skal bli vedteken i kommunestyret. Da er det viktig at rådet noterer ned dei argumenta som blir brukte i møtet og at dette blir sendt inn. Kanskje har rådet nokre gode argument som andre ikkje har tenkt på tidlegare. Dersom det er ei spesielt viktig sak, kan ungdomsråd be om å få eit møte med ordføraren eller andre i kommunen for å presentere argumenta sine - i tillegg til å sende desse inn skriftleg.

Når møtet er ferdig er det kanskje arbeidsoppgåver du har sagt ja til å gjere til neste rådsmøte. Noter deg oppgåvene, og dato for neste møte.

Referatet skal sendast ut til alle i rådet, både hovudrepresentantar og varamedlemmer, slik at dei som var på møtt kan sjekke at det som står i referatet stemmer med det de faktisk blei einige om på møtt. Ser du nokre feil må du ta kontakt med koordinator slik dei kan rette opp i referatet og sende ut ny versjon