Skaff oversikt og følgje med på politiske prosessar i kommunen

Som koordinator er ein av dei viktigaste oppgåvene dine å følge med på det som rører seg i kommunen. Forskrift om medverknadsordningar seier at det skal etablerast rutinar "som sikrar at rådene mottek sakene på eit så tidleg tidspunkt i saksbehandlinga at fråsegnene frå rådene har moglegheit til å påverke utfallet av saka." Ved å innføre gode rutinar for å følge med på aktuelle saker, kan du fungere som ei "vaktbikkje", og sørge for at alle relevante saker kjem innom ungdomsråd så tidleg som mogeleg.

Ver ein pådrivar for ungdomsmedverknad i kommunen

• Skap ein kultur der kommunen sørger for at ungdomsråd får sakene dei skal ha
• Meld frå dersom ei sak som angår ungdomsrådet, ikkje har vore innom rådet
• Gjer det lett for politikarar og administrasjon å snakke i og med ungdomsrådet
• Koordinatoren kan fungerer ein levande påminning" om ungdomsråd over kollegaer i kommunen
• Fråsegnene til ungdomsrådet i aktuelle saker fører til at rådet blir meir synleg og kan føre til at kommunen hugsar på rådet neste gong ei sak skal på høyring
• Søk om støtte frå Erasmus+, Aktiv Ungdom til å organisere eit ungdomspolitisk møte kor ungdom kan komme i dialog med beslutningstakarar.

Sørg for god kommunikasjon mellom ungdomsrådsmøta

Legg til rette for at ungdommane har arenaer for samarbeid og kontakt mellom møta. Det kan vere så enkelt som å opprette ein gruppesamtale på Messenger (ein føresetnad her er at alle er på sosiale medium), eller ein e-post-tråd der ungdommane f.eks. kan stille spørsmål til saker det jobbast med. Rådet skal behandle saker i møter, kontakt mellom rådsmedlemmene utanom møta kan dermed ikkje vere behandling og vedtak av saker for rådet.

Sørg også for at ungdommane, spesielt leier og nestleiar, er involvert i arbeidet med sakspapir. Dess betre kjennskap dei har til sakene frå før, dess meir sjølvstendige er dei på møta.

Hugs å jamleg ta ei forventingsavklaring med ungdommane der de kan diskuterer kva de ønsker og forventar av kvarandre (og av dykk sjølv). Dette kan f.eks. inngå som ei fast avslutning av kvart møte.

Koordinatoren kan ha ansvar for å kalle inn, sende påminningar, og sørge for den praktiske tilrettelegginga for rådsmøta.

Innkalle til møte

Møteinnkallinga skal sendast så tidleg at medlemmene har moglegheit til å møte på dette tidspunktet, og at varamedlemmene blir varsla tidsnok til å møte dersom ein medlem har forfall. Lag gjerne ein møteplan for eit halvår av gongen.

Her er noko av det du må gjere i samanheng med eit møte:

• Bestille møterom
• Sende innkalling med sakspapir
• Bestille/lage møtemat
• Skrive ut nødvendige sakspapir
• Sende påminning til rådsmedlemmene
• Skrive referat og sende ut dette til alle i etterkant av møtet

Koordinatoren skal sørge for at rådsmedlemmene har det dei treng slik at dei kan fokusere på det viktigaste: Gode diskusjonar og vedtak.

Koordinatoren kan også ha i oppgåve å sørge for at ungdomsrådsmedlemmer med spesielle behov får hjelp til å komme seg til og frå møtet. Kanskje har nokre av ungdomsrådsmedlemmene behov for særskilt tilrettelegging?

Det er også viktig at det blir sett av tilstrekkeleg tid til å behandle alle sakene på sakslista, slik at rådet får nok tid til gode diskusjonar på kvar sak.

Kven skal innkallast?

Kven som skal delta på møta er beskrive i kommuneloven og forskrifta om medverknadsordningar. Dette er også konkretisert i reglementet som kommunestyret har vedteke. I dei tilfella nokre rådsmedlemmer melder forfall til møtet, skal varamedlemmer innkallast i prioritert rekkjefølgje så fort som mogeleg. Somme ungdomsråd har varamedlemmer som møter fast på rådsmøta, uavhengig om det er forfall eller ikkje. Det vil vere lettare for desse å ha nok kjennskap til sakene og lettare ta over rolla for andre ved forfall. Hugs at varamedlemmene berre har stemmerett når det er forfall.

Førebu møteleiar

Det skal i utgangspunktet vere leiar av ungdomsrådet som leiar møta. Er leiaren fråverande, skal dette gjerast av nestleiar. Dersom verken leiar eller nestleiar er tilstades, vel rådet ein møteleiar. For å hjelpe til at møta blir gjennomførde på best mogeleg måte, er det anbefalt at koordinator har eit førebuingsmøte med leiar/nestleiar der de går gjennom sakene og korleis de har tenkt å gjennomføre møtet i praksis. I praksis kan dette gjerast ved at leier/nestleiar møter opp ein halvtime før møtestart. Det er viktig at ein ikkje diskuterer sakenes politiske innhald under slike førebuingar.

Det er viktig at ungdommane veit kva som er formålet med møtet på førehand. Formålet kan variere frå gong til gong, men ofte vil det vere følgjande:

• Bestemme kva ungdomsrådet meiner om ei sak som kommunen ønsker innspel på
• Bestemme kva ungdomsrådet meiner om ei sak som rådet sjølv ønsker å jobbe med
• Finne gode idéar og gode løysingar
• Oppdatere kvarandre på kva som skjer
• Lage felles planar for arbeidet fremove
• Bli betre kjend og ha sosialt samvær

Koordinatoren kan hjelpe møteleiar med å finne ein eigna metode for meniningsutveksling til kvar enkelt sak.

Møteleiar skal sørge for at alle følger spelereglane som rådet har blitt einige om. Dette inneber blant anna å få alle i rådet til å lytte til den som har ordet, at alle kjem i tide, er godt førebudd, at diskusjonen blir halden sakleg og handlar om saka, og at alle får sagt det dei meiner. For ein ny møteleiar kan dette vere spesielt vanskeleg, og det er derfor lurt at koordinator hjelper i dette arbeidet slik at rådet fungerer bra.

Koordinatoren må sørge for at ungdomsrådet konkluderer i kvar sak, og fattar eit vedtak. Her vil det vere nødvendig å hjelpe i formulering av forslaga. Det er viktig at ungdommane kan vedta ei formulering på premissane deira. Korleis dette fungerer i praksis er konkretisert i rettleiinga til møteleiar, og kan også vere beskrive i reglementet frå kommunestyret.

Dei fleste sakene på rådsmøta vil vere saker som er sende frå kommunestyret eller andre til ungdomsrådet for behandling. Dess tidlegare i prosessen saka kjem til ungdomsrådet, dess større vil moglegheita til ungdommen til reell påverknad vere. Dette er ein kultur som koordinator må vere med å skape.

Sende ut saksliste og dokument

I framkant av møtet blir det sendt ut ei innkalling, som inneheld oversikt over dei sakene som skal behandlast på møtet. Det er bestemt i kommuneloven § 11-3. Innkallinga skal også innehalde dokumenta i sakene. Det er leiaren som lagar sakslista for kvart møte, men ei sak skal på sakslista dersom minst ein tredel av medlemmene i rådet krev det. Koordinatoren kan hjelpe leiaren med saksliste og innkallinga.

Rådet skal behandle saker og gjere vedtak i møter, ifølgje kommuneloven § 11-2 første ledd. Leiaren eller nestleiaren av rådet leier møtet. Dersom verken leiar eller nestleiar deltek på møtet, vel rådet ein annan møteleiar.

Møtet følger sakslista. Rådet kan fatte vedtak i saker som ikkje står på sakslista, dersom ikkje møteleiaren eller ein tredel av medlemmene som er på møtt motsetter seg det. Tilsvarande gjeld saker der saksdokumenta ikkje er sende ut saman med innkallinga. Rådet kan velje å fatte vedtak i slike saker, med mindre møteleiar eller ein tredel av dei møtande medlemmene motsetter seg det.

Minst halvparten til stades

For at rådet skal kunne "treffe vedtak", må minst halvparten av medlemmene ha vore til stades under forhandlingane og stemt i den aktuelle saka, slik kommuneloven § 11-9 bestemmer. Å treffe eit vedtak betyr å ta ei avgjerd, f.eks. at rådet avgjer kva rådet skal meine om ei sak som skal behandlast i kommunestyret.

Kommunestyret kan gi eit reglement med nærmare reglar for saksbehandlinga.

For saker som er sende til rådet frå kommunen, kan det vere lurt å be saksbehandlar (ein politikar eller saksbehandlar) vere med på møtet for å leggje fram saka. Da kan dei også svare på eventuelle spørsmål ungdommane har. For å få ein god diskusjon kan det vere lurt å be desse om å forlate møtt før diskusjonen startar, slik dei ikkje påverkar innspela frå medlemmene og vedtaket som blir fatta.

Forslag til saker

Medlemmer av ungdomsrådet eller ungdommar i kommunen har moglegheit til å sende inn forslag til saker til rådet. Det er naturleg at koordinator hjelper til med å lage eit saksdokument til ei sak som ein medlem/ungdom ønsker å sende inn til behandling.

Ofte kjem dei gode idéane på sjølve møtet. Da kan det vere greitt å ha ein "parkeringsplass" som ein skriv ned saker som ein ønsker å diskutere helt til slutt på møtet eller ta på neste møte. Dette vil gjere det lettare for rådet å halde seg til den saka dei faktisk skal diskutere.

Du som koordinator må du sørge for at alle medlemmene i ungdomsrådet slepp til med synspunkta og argumenta sine i den enkelte saka. Du bør også vurdere om ungdomsrådet har nok kompetanse om feltet eller saka rådet skal behandle. Har ungdomsrådet nok kjennskap til kva ungdom i kommunen meiner om saka?

Kor god tid ungdomsrådet har på å behandle ei sak, kan også vere avgjerande for kor godt vedtaket blir til slutt.

Eksempel på korleis eit ungdomsråd kan hente inn innspel:

• Saksbehandlar og/eller politikar legg fram saka for rådet og svarer på klargjerande spørsmål
• Invitere til eit innspelsmøte for ungdom
• Intervjue eit tilfeldig utvalte ungdommar
• Gjennomføre ei spørjeundersøking blant ungdom

Dersom ungdomsrådet gjer slike greip før vedtak i ei sak, bør dette også opplysast i svaret. Da viser ungdomsrådet at meiningane dykkar er godt forankra hos dei dei representerer, og vedtaket vil vere meir truverdig.

Les meir om måtar ungdomsråd kan hente inn innspel frå andre ungdommar.

I etterkant av møta i ungdomsrådet skal du som koordinator skrive referat og distribuere dette til rådsmedlemmene så fort som mogeleg. Rådsmedlemmene skal ha moglegheit til å komme med tilbakemeldingar på ting dei meiner er feil i sakene, slik at dette kan korrigerast når referatet blir godkjent ved neste rådsmøte.

Lage notat til saka

Har rådet behandla ei sak som skal vidare i ein komité eller på eit kommunestyremøte, må koordinator lage eit politisk notat som blir sendt til saksansvarleg. Det er forskriftsfesta at vedtaket til ungdomsrådet skal følge saka i heile saksgangen. Dette er noko du må følge opp, og peke på dersom dette ikkje blir følgt opp. Ungdomsrådet kan også be om å få legge fram innstillinga si munnleg i møta.

Bufdir anbefaler at du som koordinator held rådet løpande oppdatert på status i ei sak dei har kome med innspel på. Rådet har moglegheit til å be om møte- og talerett i kommunestyret når ei sak skal behandlast. Dette er spesielt viktig i saker som engasjerer rådsmedlemmene ekstra mykje. Det kan også vere spennande for ungdomsråd å vere til stades i salen når saker som dei har fremja eller uttalt seg om blir behandla; sjølv om ein ikkje får talerett i kommunestyremøte. Dette vil gi medlemmene innsikt i den politiske prosessen, og motivasjonen for vidare arbeid.

Informere om resultatet

Koordinatoren bør følge med og gi informasjon om resultatet til rådet. Når ei sak er endeleg behandla i kommunestyret, bør resultatet av saka delast med rådet. Det er ikkje eit krav i kommuneloven at kommunestyret skal gi ei tilbakemelding til rådet, men det vil vere fordelaktig for å styrke dialogen og kontakten mellom rådet og kommunen.

Rådsmedlemmene kan få informasjonen kontinuerleg eller på neste rådsmøte. Det er viktig at ungdommane opplever, og får informasjon om, at meiningane dykkar blir tekne med i prosessane, og at dei har reelle medverknadsmoglegheiter.

Har rådet bestemt at dei skal ha ein aktivitet, som f.eks. aksjon, er det i utgangspunktet ikkje koordinator sitt ansvar å følge opp at dette. Det kan derimot vere nødvendig at koordinator minner leiar og nestleiar om dette, og at desse følger opp rådsmedlemmene som har fått eit ansvarsområde og arbeidsoppgåver.

For at ungdommane i rådet skal kunne utføre oppgåva si som rådgivande organ for kommunen og fylkeskommunen, er det viktig at dei får god og tilpassa opplæring.

Ansvaret for opplæring og oppfølging er for mange koordinatorar ei viktig oppgåve.

Det er nødvendig at koordinator sikrar at alle rådsmedlemmene har tilstrekkeleg kunnskap og informasjon. Dette er spesielt viktig når det kjem nye medlemmer inn i rådet. Opplæring handlar ikkje berre om dei formelle reglane og korleis prosessane fungerer, men også om kva slags kultur ein ønsker i rådet. Opplæring av nye medlemmer er også ein fin måte for rådsmedlemmer å få repetert ein del ting.

For å engasjere dei ungdommane som har vore i ungdomsrådet nokre år, kan det vere smart å spørje om dei kan ta seg av noko av opplæringa.

Bygge eit godt lag

Det er viktig å sørge for at alle rådsmedlemmer blir trygge på kvarandre ved å bli betre kjent. Dette vil skape tillit og tryggleik, som er heilt nødvendig for å kunne ha gode diskusjonar under saksbehandlinga. Lagbyggingsaktivitetane bør utfordre, men ikkje vere skremmande for dei aller yngste rådsmedlemmene.

Forklare rolla til medlemmene i ungdomsråd

Rådsmedlemmene må få kjennskap til kva rolle dei har i rådet, og kva slags ansvar som følger med rolla. Koordinator bør nytte seg av rettleiinga for rådsmedlemmer, og vise korleis ungdommane sjølv her kan finne svar på nokre av dei spørsmåla dei har.

Det er viktig at ein har ei felles forventingsavklaring når det er nye rådsmedlemmer, slik at alle er einige om dei same forventingane.

Informere om ungdomsråd

For å kunne gjere ein god jobb som medlem av eit ungdomsråd, er det helt nødvendig å ha ei god forståing av kvifor det er viktig med eit ungdomsråd og kva ungdomsrådet kan og skal gjere. Dette gjeld også for møteverksemda. Alle som skal vere til stades på eit rådsmøte, må vite kva formålet med akkurat dette møtet er.

Koordinator bør ha ein kort gjennomgang kva ungdomsrådet har gjort tidlegare, men vere tydeleg på at det er det nåverande ungdomsrådet som vel korleis og kva dei vil jobbe med - innanfor reglementet som rådet har fått av kommunestyret. Bruk gjerne eksempel på saker ungdomsrådet tidlegare har fått gjennomslag for, og gå gjennom kvifor du meiner ungdomsrådet lykkast i desse sakene .

Korleis fungerer kommunen 

For at ungdomsrådet skal kunne gjere ein god jobb, er det viktig at medlemmene har kjennskap til organiseringa av kommunen (komitéar, utval og administrasjon), og korleis avgjerder blir tekne i kommunen.

Det kan også vere relevant for ungdomsrådet å kjenne til den politiske situasjonen i kommunen: Kva parti sit i kommunestyret med kor mange representantar, kven dei folkevalde er, og så vidare. Da kan ungdomsråd jobbe meir målretta med påverknadsarbeid i dei enkelte sakene.

Mange ungdommar har meir kjennskap til korleis systemet fungerer på statleg nivå. Derfor kan det vere lurt å samanlikne korleis kommunen fungerer med Stortinget og regjeringa.

Når ei sak blir behandla i ungdomsrådet bør det, som ein del av opplæringa, blir informert om kva komité som skal behandle saka før den blir send til kommunestyret. 

Løpande opplæring

Du kan ikkje forvente at medlemmene skal forstå alt ved første gjennomgang. Det tek tid å få eit overblikk over dei politiske systema og prosessane. Derfor er det viktig at koordinatoren er observant på om det er behov for fleire tiltak for å gi medlemmene nødvendige kompetanse. Det er også lurt å repetere ein del av den første opplæringa etter kvart i arbeidsåret.

Har ein klart å skape god tillit og dialog mellom koordinator og medlemmene, kan det vere lurt å spørje medlemmene sjølv kva dei ønsker meir opplæring i. Kanskje medlemmene ønsker å sette av ein halvtime på starten av kvart møte til kompetanseheving innan ulike tema, system og prosessar.

Sjå filmen Kommunens oppgaver på to minutter frå Kommunenes sentralforbund.