Fylkesnemnda består i den enkelte sak av en nemndleder med juridisk utdanning som fyller dommerkravene, et medlem fra det fagkyndige utvalg og et medlem som trekkes ut i fra et alminnelig medlemsutvalg, jf. barnevernloven § 7-2. I den enkelte sak består fylkesnemnda av disse tre personene, jf. barnevernloven § 7-5. Dersom sakens vanskelighetsgrad gjør det nødvendig, kan nemndleder beslutte at saken skal bestå av fem medlemmer. I tillegg til nemndleder vil da saken bestå av to medlemmer fra det fagkyndige utvalget og to medlemmer fra det alminnelige utvalget jf. barnevernloven § 7-5. For nemndleder og medlemmene gjelder domstolsloven kapittel 6.

Dersom vilkårene i barnevernloven § 7-5 andre, tredje eller fjerde ledd er oppfylt kan nemndleder avgjøre saken alene.

Dersom det oppstår tvil om hvorvidt fylkesnemndas medlemmer er habile i den enkelte sak, skal spørsmålet avgjøres etter inhabilitetsreglene i domstollovens kapittel 6. At fylkesnemndas medlemmer er habile i den enkelte sak, vil si at det ikke foreligger særlige omstendigheter som gir grunn til å trekke medlemmenes objektivitet eller upartiskhet i tvil.

I domstolsloven §§ 106 og 107 er det nevnt en del spesielle forhold som fører til inhabilitet, for eksempel nært slektskap eller svogerskap med en part eller hans/hennes advokat. Etter domstolsloven § 108 er dommer eller lagrettemedlem inhabil når det foreligger "andre særegne omstendigheter" som er "skikket til å svekke tilliten til hans uhildethet." Spørsmålet er om det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til nemndsmedlemmet, altså hvordan forholdet vil bli oppfattet av partene og allmenheten, og ikke om nemndsmedlemmet faktisk påvirkes av forholdet.

Spørsmålet om habilitet bør tas opp og avklares så tidlig som mulig. Partene får alltid kunnskap om fylkesnemndas sammensetning og de aktuelle navn på partsrepresentanter, prosessfullmektiger og vitner før forhandlingsmøtet. Dersom prosessfullmektigene blir oppmerksom på problematikken, bør spørsmålet reises umiddelbart for å unngå forsinkelser. Nemndleder bør ta opp spørsmålet i forkant av forhandlingsmøtet dersom det kan være usikkerhet knyttet til habilitet. Det er nemndleder som har ansvaret for å vurdere egen habilitet og for å hindre at avgjørelser treffes av inhabile medlemmer.

Fylkesnemnda skal fatte riktige vedtak, og saksbehandlingsreglene skal bidra til dette. Saksbehandlingen skal være betryggende, rask og tillitsskapende, jf. barnevernloven § 7-3 første ledd. Det er nemndlederens ansvar at saksbehandlingen oppfyller grunnleggende krav til rettssikkerhet. Nemndleder skal påse at saksbehandlingen og ressursbruken er tilpasset tiltaket og sakens art, omfang og vanskelighetsgrad.

Kravene i barnevernloven § 7-3 annet ledd bokstav a til f skal bidra til at fylkesnemndas saksbehandling er betryggende, rask og tillitsskapende. Fylkesnemnda skal sørge for at bevisførselen gir et forsvarlig faktisk grunnlag for avgjørelsen som skal fattes, og det skal legges til rette for at partene i saken blir hørt ved muntlige forklaringer i nemndsmøtet. Videre har fylkesnemnda ansvaret for at det legges til rette for kontradiksjon, både fra privat part og barneverntjenesten, samt et ansvar for at partene behandles likt i nemndsmøtet. Fylkesnemnda skal foreta en reell og selvstendig vurdering av avgjørelsesgrunnlaget, og alle viktige avgjørelser skal begrunnes.

Behandlingen i fylkesnemnda er en partsprosess, men fylkesnemnda har et selvstendig ansvar for sakens opplysning, jf. forvaltningsloven § 17 første ledd. Barnevernloven § 7-12 tydeliggjør nemndleders ansvar for saksforberedelsen. Nemndleder skal under saksforberedelsen sørge for at målsetningene i barnevernloven § 7-3 kan oppnås. Saksforberedelsen skal trekke opp rammene for den videre saksbehandlingen slik at forhandlingsmøtet kan ha hovedfokus på de sentrale temaene. Å avklare hvilke faktiske forhold partene kan være enige om, og dermed hva uenigheten er knyttet til, vil være sentralt. Saksforberedelsen skal sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst, at den behandles så raskt som mulig og at forhandlingsmøtet kan gjennomføres uten forsinkelser. Saksbehandlingen skal være basert på de grunnleggende saksbehandlingsprinsippene i tvisteloven og nemndleder skal ha en aktiv saksstyring.  (Ot prp. nr. 76 (2005-06)).

Har de private partene ikke allerede engasjert advokat, skal fylkesnemnda sørge for at det blir utpekt advokat, jf. barnevernloven § 7-8. Bestemmelsen om oppnevning av advokat for den private part suppleres av rettshjelploven §§ 17 og 22 som fastslår at den private part har krav på dekning av utgiftene til egen advokat. Retten til fritt advokatvalg gjelder også i fylkesnemnda, og nemnda bør strekke seg langt i å imøtekomme partenes eget advokatønske, samtidig med at hensynet til rask saksavvikling ivaretas.

Advokaten skal omgående gjøres kjent med kommunens begjæring og de vedlagte dokumenter, og gis frist for skriftlig fremstilling, fremlegging av dokumenter og opplysning om hvilke vitner han eller hun ønsker å føre i forhandlingsmøtet.

Barnet kan få oppnevnt en talsperson i saker som skal behandles for fylkesnemnda, jf. barnevernloven § 7-9. Det er utarbeidet en forskrift om talspersonordningen som blant annet gir føringer for hvem som kan oppnevnes og hva som er talspersonenes oppgave. Det er fylkesnemndas leder som avgjør om det skal oppnevnes en talsperson, jf. barnevernloven § 7-12 annet ledd bokstav f. Fylkesnemndas leder kan oppnevne en egen talsperson for barn som er fylt syv år og for yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter. Barnets ønske om å få oppnevnt en talsperson skal tillegges stor vekt. Hvis barnet ikke ønsker å ha en egen talsperson, skal dette være avgjørende.

Å benytte seg av en talsperson er en av flere måter å la barnet bli hørt i saken.

Formålet med talspersonen er å gi barnet større mulighet til å få frem sine synspunkter på egen situasjon. Dette vil bidra til at saken blir bedre opplyst og at barnets rettssikkerhet ivaretas. Barnets talsperson har ikke rett til dokumentinnsyn, men kan få et kort sammendrag av saken. Et slikt sammendrag skal utarbeides av fylkesnemnda og gis talspersonen før samtalen med barnet. Talspersonen kan bli anmodet om å utarbeide et kort sammendrag av samtalen med barnet før forhandlingsmøtet.

Talspersonen skal være talerør for barnet, og skal være uavhengig av barneverntjenesten og barnets foreldre. Talspersonen skal ikke drive egne undersøkelser og skal derfor ikke ha samtale med andre enn barnet i saken. Det er ikke aktuelt å oppnevne talsperson i saker hvor barnet har partsstatus og er representert ved advokat.

Partene har rett til innsyn i begjæringen med vedlagte dokumenter, vedtak fattet av fylkesnemnda samt andre dokumenter i saken, jf. barnevernloven § 7-4. Videre kan partene forlange kopi av dokumentene. Reglene om unntak fra partsinnsyn i forvaltningsloven får ikke anvendelse for dokumenter som fremlegges for fylkesnemnda, jf. barnevernloven § 7-4 annet ledd. Hensynet til kontradiksjon for den private part tilsier full åpenhet.

Forhandlingsmøtet skal holdes snarest mulig, og hvis mulig innen fire uker etter at fylkesnemnda har mottatt saken, jf. barnevernloven § 7-14. Fristen på fire uker er ikke absolutt, men dersom det er mulig skal fylkesnemnda beramme forhandlingsmøtet innen fristen. Fylkesnemnda skal prioritere behandlingen av saker basert på sakstype og konsekvensene for barnet i den enkelte sak.

Det er nemndleder som administrerer og leder forhandlingsmøtet og som påser at møtet gjennomføres i henhold til de fastsatte rammer, jf. barnevernloven § 7-15. Forhandlingsmøtet i fylkesnemnda tilsvarer hovedforhandlingen i en sivil sak for domstolene. Vitneførsel skal skje direkte i forhandlingsmøtet. Reglene om bevis i tvisteloven gjelder så langt de passer, jf. barnevernloven § 7-17.

At tvistelovens regler om vitneplikt og bevis gjelder, betyr blant annet at vitnene normalt har plikt til å avgi forklaring. Opplysningsplikten etter barnevernloven § 6-4 annet og tredje ledd går foran taushetsplikten som følger av forvaltningsloven og de respektive profesjonslovene. Tvisteloven §§ 22-3 og 22-5 kommer bare til anvendelse dersom fylkesnemnda ønsker forklaring om forhold som går ut over rammen for opplysningsplikten etter barnevernloven § 6-4. I en sak for fylkesnemnda vil vitnene alltid ha en opplysningsplikt om relevante forhold for nemndas avgjørelse.

Private parter har krav på å bli innkalt til forhandlingsmøtet, jf. barnevernloven § 7-7. De private parter har en rett, og ikke plikt, til å avgi forklaring. I de fleste tilfeller avgir de private parter forklaring. Dersom vedkommende ikke møter, kan saken likevel behandles, jf. barnevernloven § 7-7 annet ledd.

Fylkesnemndas møter holdes for lukkede dører, jf. barnevernloven § 7-16. Dersom partene begjærer det eller samtykker, og fylkesnemnda finner det ubetenkelig, kan møtet holdes helt eller delvis for åpne dører. Dette skjer svært sjeldent. Hvilken rolle utenriksstasjoner kan ha i barnevernssaker og hvordan barneverntjenesten og fylkesnemnda kan forholde seg til utenriksstasjoner som ønsker å være til stede under forhandlingsmøtet er omtalt i egne retningslinjer. Vi viser for øvrig til punkt 2.7.1 for en omtale av barneverntjenestens ansvar for barn med tilknytning til andre land.

De private parter kan påklage akuttvedtak truffet av barneverntjenestens leder eller påtalemyndigheten. Akuttvedtak truffet med hjemmel i barnevernloven §§ 4-6 annet ledd, 4-9 første ledd, 4-25 annet ledd og 4-29 fjerde ledd skal umiddelbart etter iverksetting sendes til godkjenning av fylkesnemnda. Nemndleder treffer godkjenningen alene innen 48 timer, jf. barnevernloven § 7- 22.

Akuttvedtak kan påklages skriftlig eller muntlig av den private part direkte overfor nemnda, jf. barnevernloven § 7-23. Klagen avgjøres av nemndleder alene etter et kort forhandlingsmøte hvor partene får mulighet til å gjøre rede for sitt syn samt tilby bevisførsel. Nemndleder skal innen en uke etter at fylkesnemnda mottok klagen treffe vedtak. Dette tilsier at forhandlingsmøte i disse sakene må berammes raskt.

Nemndleder alene kan avgjøre saken dersom partene samtykker, og når hensynet til en betryggende saksbehandling ikke er til hinder for dette, jf. barnevernloven § 7-5 annet ledd. Partens samtykke må gjelde alle sider av vedtaket. Dersom partene samtykker kan nemndleder også bestemme at avgjørelsen skal treffes uten muntlige forhandlinger, jf. barnevernloven § 7-14 annet ledd bokstav a. Saken vil da bli avgjort etter en skriftlig saksbehandling. Avgjørelsesgrunnlaget vil være sakens dokumenter, jf. barnevernloven § 7-18 annet ledd. Selv om det foretas en forenklet behandling skal barnet gis anledning til å uttale seg.

I utgangspunktet skal alle krav om endring av tidligere vedtak eller dommer(endringssaker) behandles innenfor de alminnelige rammer av et forhandlingsmøte. Nemndleder kan imidlertid avgjøre denne type saker alene etter en skriftlig saksbehandling, selv om partene ikke samtykker, dersom det er ubetenkelige sett ut ifra hensynet til sakens tema, vanskelighetsgrad, behovet for fagkyndighet og en forsvarlig behandling av saken, jf. barnevernloven §§ 7-5 tredje ledd og 7-14 annet ledd bokstav b. Dette kan være aktuelt i saker om endring av samvær eller oppheving av vedtak om omsorgsovertagelse. Det vil da ikke være nødvendig med samtykke fra partene.

For pålegg om hjelpetiltak etter barnevernloven § 4-4 tredje og fjerde ledd har departementet lagt til grunn at utgangspunktet er at slike saker skal gis en forenklet, skriftlig behandling i fylkesnemnda. Kompleksiteten i disse sakene kan imidlertid noen ganger være omfattende, og det kan derfor også holdes muntlige forhandlinger for hele eller deler av saken. Det er opp til fylkesnemnda å vurdere behandlingsform i det enkelte tilfellet. (Prop. 72 L (2014-2015)).

Det følger av barnevern loven § 4-21 annet ledd at partene ikke kan kreve at en sak om opphevelse av vedtak om omsorgsovertakelse skal behandles av fylkesnemnda dersom den har blitt behandlet av fylkesnemnda eller domstolen de siste tolv månedene, eller det ikke foreligger nye opplysninger i saken. Fylkesnemndas leder kan i slikt tilfelle avvise endringskravet uten at det er avholdt muntlig forhandling i saken. Dette kan være aktuelt når det har vært fremmet krav om oppheving av vedtak om omsorgsovertagelse en rekke ganger tidligere og barnet har vært plassert i fosterhjem i mange år. Dersom fylkesnemndas leder kommer til at det er lagt frem nye opplysninger av betydning for saken, skal den behandles i et ordinært forhandlingsmøte.

Nemndleder kan avgjøre forlengelse av plassering etter barnevernloven § 4-29, jf. barnevernloven § 7-5 fjerde ledd alene.

Avgjørelser om selve saksbehandlingen i fylkesnemnda treffes av nemndleder så snart som mulig. Dette kan være avgjørelser om en rekke forhold som for eksempel habilitet, partsstatus, bevis, dokumentinnsyn og behandlingsform. Avgjørelser om saksbehandlingen kan omgjøres dersom hensynet til lovens formål tilsier det, jf. barnevernloven § 7-13 tredje ledd. Nemndleder kan treffe avgjørelse om å heve eller avvise saken under saksforberedelsen, jf. barnevernloven § 7-13 annet ledd.

Fylkesnemndas vedtak etter forhandlingsmøtet treffes på grunnlag av behandlingen i forhandlingsmøtet, jf. barnevernloven § 7-18. Det kan tas inn skriftlige redegjørelser om faktiske forhold i avgjørelsen. Fylkesnemnda skal etter barnevernloven § 7-19 fatte vedtak snarest mulig og senest to uker etter forhandlingsmøtet er avsluttet. Dersom fristen ikke er mulig å overholde skal årsaken til fristoversittelsen oppgis i vedtaket.

Vedtaket skal begrunnes som en dom, jf. tvisteloven § 19-3. Det skal fremgå av vedtaket hva som er barnets synspunkt, og hvilken vekt barnets mening er tillagt. Hvordan barnets beste er vurdert skal også fremgå av vedtaket. Saken avgjøres ved stemmeflertall, jf. barnevernloven § 7-19 annet ledd, og vedtaket skal videre gjøre parten oppmerksom på adgangen til rettslig prøving, jf. barnevernloven § 7-24.

Barne- og likestillingsdepartementet har med henvisning til barnevernloven § 8-4, jf. § 9-1, lagt til grunn at det er kommunens ansvar å belyse hver sak tilstrekkelig for fylkesnemnda. Kommunen må derfor påregne å dekke alle utgifter som er nødvendige for opplysning av saken, uavhengig av hvilken part som fører vitnene. Det har med hjemmel i nevnte bestemmelser utviklet seg en praksis der kommunen dekker nødvendige utgifter til vitner som den private part fører, sakkyndige oppnevnt av nemnda og tolk i forhandlingsmøte. Dette gjelder også der private part har fri sakførsel.

Når det gjelder sakkyndige eller andre som har utført et skriftlig arbeid før nemndsmøtet, og som innkalles for å redegjøre for dette, skal det ikke utbetales eget honorar for at vedkommende møter i fylkesnemnda. I slike tilfeller skal vedkommende få dekket eventuelle tap av arbeidsinntekter og reisekostnader på linje med andre som møter som vitner. Dersom en sakkyndig som ikke har vært inne i saken tidligere innkalles for å gi en utredning om et særskilt tema, skal dette honoreres som sakkyndig arbeid. Utgifter til sakkyndige som oppnevnes av fylkesnemnda dekkes av kommunen.