Private og kommunale institusjoner kan bare benyttes for barn som omfattes av loven dersom institusjonen er godkjent av statlig regional barnevernmyndighet, jf. bvl. § 5-8. Det må fremgå av vedtak om godkjenning på hvilket grunnlag og under hvilke forutsetninger institusjonen er godkjent.

Det skal derfor fremgå av konklusjonen i godkjenningsvedtaket antall plasser og hvilke hjemler institusjonen/institusjonsavdelingen med selvstendig godkjenning er godkjent for. Det må også fremgå av vedtaket at endringer ikke må foretas før det er søkt om ny godkjenning og at endringer ellers vil kunne føre til at godkjenningen kan falle bort. Dette gjelder alle endringer som innebærer omlegging, utvidelse og flytting av institusjonen.

Det må derfor presiseres i godkjenningsvedtaket at institusjonen plikter å melde fra til godkjenningsmyndigheten om alle endringer av forhold som har hatt betydning for godkjenningen. Etter at godkjenning er gitt kan statens regionale barnevernmyndighet når som helst, og på den måten som regionen finner hensiktsmessig, føre kontroll med at vilkårene for godkjenning er til stede, jf. godkjenningsforskriftens § 7.