Godkjenningsmyndigheten må avslutningsvis i kontrollen foreta en helhetsvurdering av om institusjonen driver på en forsvarlig måte jf. bvl. § 5-8 og godkjenningsforskriftens § 5.

Dersom institusjonen ikke lenger oppfyller vilkårene for godkjenning, skal det treffes vedtak om bortfall av godkjenning. Hvis særlige hensyn tilsier det, og det anses forsvarlig ut fra hensynet til beboerne, kan det i stedet fastsettes en frist for retting av de mangler som medfører at vilkårene for godkjenning ikke lenger er til stede, jf. godkjenningsforskriftens § 8 første ledd.

Oppfyller ikke institusjonen lenger vilkårene, for eksempel fordi institusjonen har foretatt endringer, jf.. § 4, er hovedregelen at det skal treffes vedtak om bortfall av godkjenning. Dette vil også gjelde dersom institusjonen over tid har foretatt flere mindre endringer som til sammen innebærer at institusjonen på et gitt tidspunkt fremstår som noe annet enn det som i sin tid dannet grunnlag for godkjenningen. Også endringer som ligger utenfor institusjonens kontroll skal føre til bortfall av godkjenning dersom vilkårene for godkjenning ikke lenger er til stede.

I stedet for å treffe vedtak om bortfall av godkjenning, kan det unntaksvis gis en frist for retting av de mangler som medfører at vilkårene for godkjenning ikke lenger er til stede. Det kan bare gis en slik fristutsettelse dersom særlige hensyn tilsier det, og dette anses forsvarlig ut fra hensynet til barna. I utgangspunktet skal alle mangler rettes umiddelbart. Dette vil imidlertid ikke alltid være mulig. Det skal i utgangspunktet ikke gis frist for retting av mangler dersom mangelen(e) er alvorlige. Jo mer alvorlig mangelen er, jo kortere frist skal gis for retting. Det kan uansett ikke gis fristutsettelse for lenger tid enn seks måneder (som er den absolutte fristen for midlertidig godkjenning). Denne fristen kan ikke forlenges, og den kan heller ikke etterfølges av en midlertidig godkjenning.

Pålegg om å rette mangler innen en gitt frist skal bare gis ved mangler som kan føre til bortfall av godkjenning. Unnlatelse av retting av slike mangler innen fristen fører som hovedregel til bortfall av godkjenningen. Ved mindre avvik som ikke fører til bortfall av godkjenning bør institusjonen anmodes om å rette feilen(e).

Institusjonen skal varsles før vedtak om bortfall av godkjenning treffes og gis anledning til å uttale seg innen tre uker i henhold til reglene i forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsling. Forhåndsvarslet skal gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som anses påkrevd for at parten på forsvarlig måte kan vareta sine interesser. Forhåndsvarsel skal gis skriftlig.

Statlig regional myndighet skal snarest gi fylkesmannen og barneverntjenesten i de kommuner som har barn plassert på institusjonen melding