Godkjenningsstyresmakta må til slutt i kontrollen gjennomføre ei heilskapsvurdering av om institusjonen driv på ein forsvarleg måte jf. bvl. § 5-8 og godkjenningsforskrifta § 5.

Dersom institusjonen ikkje lenger oppfyller vilkåra for godkjenning, skal det blir gjort vedtak om bortfall av godkjenning. Viss særlege omsyn tilseier det, og det blir rekna som forsvarleg ut frå omsynet til bebuarane, kan det i staden fastsetjast ein frist for retting av dei manglane som medfører at vilkåra for godkjenning ikkje lenger er til stades, jf. godkjenningsforskrifta § 8 første ledd.

Oppfyller ikkje institusjonen lenger vilkåra, til dømes fordi institusjonen har gjort endringar, jf.. § 4, er hovudregelen at det skal blir vedtak gjort om bortfall av godkjenning. Dette vil òg gjelde dersom institusjonen over tid har gjennomført fleire mindre endringar som til saman inneber at institusjonen på eit gitt tidspunkt står fram som noko anna enn det som i si tid danna grunnlag for godkjenninga. Også endringar som ligg utanfor kontrollen til institusjonen skal føre til bortfall av godkjenning dersom vilkåra for godkjenning ikkje lenger er til stades.

I staden for å gjere vedtak om bortfall av godkjenning, kan det unntaksvis givast ein frist for retting av dei manglane som medfører at vilkåra for godkjenning ikkje lenger er til stades. Det kan berre givast ei slik fristutsetting dersom særlege omsyn tilseier det, og dette blir rekna som forsvarleg ut frå omsynet til barna. I utgangspunktet skal alle manglar rettast omgåande. Dette vil likevel ikkje alltid vere mogleg. Det skal i utgangspunktet ikkje blir gitt frist for retting av manglar dersom mangelen/manglane er alvorlege. Jo meir alvorlege mangelen er, jo kortare frist skal givast for retting. Det kan uansett ikkje givast fristutsetjing for lenger tid enn seks månader (som er den absolutte fristen for mellombels godkjenning). Denne fristen kan ikkje forlengjast, og han kan heller ikkje følgjast av ei mellombels godkjenning.

Pålegg om å rette manglar innan ein gitt frist skal berre givast ved manglar som kan føre til bortfall av godkjenning. Unnlating av retting av slike manglar innan fristen fører som hovudregel til bortfall av godkjenninga. Ved mindre avvik som ikkje fører til bortfall av godkjenning bør institusjonen bedast om å rette feilen/feila.

Institusjonen skal varslast før vedtak om bortfall av godkjenning treffest og blir gitt høve til å uttale seg innan tre veker i samsvar med reglane i forvaltningsloven § 16 om førehandsvarsling. Førehandsvarsla skal gjere greie for kva saka gjeld og elles innehalde det som blir rekna påkravd for at parten på forsvarleg måte kan vareta sine interesser. Førehandsvarsel skal givast skriftleg.

Statleg regional styresmakt skal snarast gi melding til fylkesmannen og barnevernstenesta i dei kommunane som har barn plassert på institusjonen.