Godkjenningsmyndigheten skal sørge for at skjemaet - ”Årlig etterfølgende kontroll av godkjente private og kommunale barneverninstitusjoner” fylles ut av alle institusjonene hvert år.

Når utfylt skjema og evt. senere innhentet tilleggsdokumentasjon er innkommet, vurderer godkjenningsmyndigheten dette opp mot annen relevant dokumentasjon. Annen relevant dokumentasjon kan blant annet være; foreliggende institusjonsplan, godkjenningsvedtak for institusjonen, rapporter fra tidligere kontroller, informasjon fra fagteamene, informasjon som tilfaller regionene etter konkurranser og kontraktsoppfølging, m.v. Rapportene fra fylkesmannens individtilsyn og fra systemrevisjon skal alltid inngå i grunnlaget for kontrollen.

Godkjenningsmyndigheten skal på bakgrunn av opplysningene om den enkelte institusjonen foreta en konkret vurdering i forhold til hvilke temaer som må vurderes særskilt i kontrollen.

Kontrollen skal bidra til å sikre at institusjonens praksis er i samsvar med det som er beskrevet i institusjonsplanen og utfylt skjema. Et virkemiddel i denne sammenheng er at godkjenningsmyndigheten kan gjennomføre separate samtaler med leder, stedfortreder og enkelte av de ansatte i institusjonen.