Godkjenningsmyndigheten skal i en rapport for den enkelte institusjon beskrive hva som har vært gjenstand for kontroll, hvilken dokumentasjon som er innhentet og hvilke vurderinger som er gjort samt konklusjonen på kontrollen.

Det skal fremgå av rapporten på hvilket grunnlag og under hvilke forutsetninger institusjonen er godkjent. Det skal derfor fremgå av oppsummeringen i rapporten antall plasser og hvilke målgrupper og hjemler institusjonen/institusjonsavdelingen med selvstendig godkjenning er godkjent for pr. avdeling. Oppsummeringen skal også omfatte en totaloversikt over antall plasser og hvilke målgrupper og hjemler institusjonen med alle avdelinger i regionene er godkjent for.

Dersom godkjenningsmyndigheten konkluderer med at institusjonen fortsatt oppfyller vilkårene for godkjenning, skal dette fremgå av rapporten.

Dersom kontrollen avdekker at institusjonen ikke lenger oppfyller vilkårene for godkjenning, skal rapporten enten inneholde et varsel om bortfall av godkjenning eller en frist for retting av mangler.

Rapporten skal sendes til den enkelte institusjonen. Rapporten skal sendes i kopi til Bufdir.

Godkjenningsmyndigheten skal også lage en sammenstilling til Bufdir av rapportene for alle private og kommunale barneverninstitusjoner i regionen. Sammenstillingen oversendes direktoratet etter samme frist som for årsrapportering fra regionene. Sammenstillingen skal peke på områder der det etter regionens oppfatning er utfordringer i forhold til krav til et kunnskapsbasert barnevern.

Sammenstillingen skal også redegjøre for tiltak regionen har iverksatt som følge av resultatene i kontrollen. Rapporten skal unntas fra offentlighet jf. offentlighetsloven § 15.