Redegjørelsesplikt - slik skal dere rapportere på likestilling

Redegjørelsen skal publiseres i årsberetning eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument (årsrapport, på nettsiden eller lignende). Hvis redegjørelsen gis i annet offentlig dokument, må dere lenke til/henvise til den i årsberetningen.

Redegjørelsen skal utformes på en slik måte at dere ivaretar personvernet til de ansatte.

Bufdirs eksempelmal (word) viser hva dere skal og kan skrive i redegjørelsen.

Del 1 - faktisk tilstand for kjønnslikestilling

I del én er det bare forskjeller mellom kvinner og menn dere skal redegjøre for. Tallene skal dere ha kartlagt som en del av aktivitetsplikten.

Verktøy, anbefalte definisjoner og hjelp til kartleggingen av lønn, ufrivillig deltid osv. finner dere i beskrivelsen av aktivitetsplikten (trinn a).

Hvert år skal dere redegjøre for forskjeller mellom kvinner og menn i

kjønnsbalanse totalt i virksomheten (antall)
midlertidig ansatte (antall og/eller prosentandel av kvinner som jobber midlertidig og prosentandel av menn som jobber midlertidig)
deltidsansatte (antall og/eller prosentandel av kvinner som jobber deltid og prosentandel av menn som jobber deltid)
uttak av foreldrepermisjon (gjennomsnitt antall uker og/eller antall)

Annethvert år (minimum) skal dere redegjøre for

lønnsforskjeller mellom kvinner og menn totalt (kvinners andel i kroner og/eller prosent)
lønnsforskjeller mellom kvinner og menn på ulike stillingsnivå/-grupper (kvinners andel i kroner og/eller prosent)
kjønnsfordeling på ulike stillingsnivåer/grupper (antall og/eller prosent av arbeidsforhold/jobber)
ufrivillig deltid blant kvinner og menn (Antall og/eller prosentandel av kvinner som jobber deltid og prosentandel av menn som jobber ufrivillig deltid)

I tillegg til å oppgi selve tallene, bør dere beskrive hvordan dere vurderer tallene i forhold til tidligere år og årsaker til eventuelle kjønnsforskjeller.

Dere kan (frivillig) redegjøre for kjønnsforskjeller i for eksempel rekruttering, lønnsvekst, videreutdanning, sykefravær, fravær grunnet sykt barn og arbeidstid. Offentlige virksomheter og større private virksomheter bør inkludere noen av disse tallene i redegjørelsen.

Del 2 - hvordan dere arbeider med likestilling og diskriminering

Her skal dere beskrive hvordan dere overholder aktivitetsplikten - altså hvordan dere jobber aktivt med å fremme likestilling og forhindre diskriminering etter arbeidsmetoden. I del 2 handler det om mer enn bare kjønn. Her skal dere redegjøre for hvordan dere jobber med alle de ulike grunnlagene og områdene som er nevnt i loven.

Redegjørelsens del to skal inneholde en beskrivelse av:

Hvordan arbeidet med likestilling og diskriminering er nedfelt i virksomhetens personalpolitikk, strategier, prinsipper, retningslinjer, planer eller andre styrende dokumenter.
Hvordan likestillingsarbeidet er strukturert?
- For eksempel: Hvilke fora? Hvem deltar? Hvor ofte møtes de?
Hvordan dere har funnet fram til risikoer, hindre, årsaker og tiltak (trinn a, b og c i aktivitetsplikten).
Resultatene av arbeidet og tiltakene (trinn d).
Planer og forventninger for videre arbeid og tiltak.

Jobber du i det offentlige? Da har dere også en plikt til å redegjøre for likestillingsarbeidet dere gjør som offentlig myndighet (tjenester, tiltak, kommunikasjon osv.) Les mer i veilederen for offentlige myndigheter.

Lønn omfatter både avtalt lønn/fastlønn, uregelmessige tillegg, bonuser, overtidsgodtgjørelser og skattepliktige naturalytelser. Dere må oppgi kjønnsforskjeller i alle lønnsartene.

Stillingsnivåene/gruppene skal bestå av både ansatte som gjør likt arbeid og arbeid av lik verdi, og grupperingen skal skje i samarbeid med ansattes representanter.

Dere velger selv

om dere vil oppgi lønnsforskjeller i kroner eller prosent
om dere oppgir de ulike lønnsartene samlet eller hver for seg
antall stillingsgrupper-/nivåer

I tillegg til å oppgi selve tallene, bør dere beskrive hvordan dere - i samarbeid med representanter for de ansatte - har satt sammen og definert de ulike stillingsnivåene.

Merk! Arbeidsgiver skal ikke publisere opplysninger om enkeltpersoners lønn i redegjørelsen. I grupper med færre enn 5 kvinner eller menn skal dere derfor ikke oppgi lønnsforskjellene i kroner. I utgangspunktet kan dere oppgi forskjellene i prosent så lenge det er flere enn én mann og én kvinne i gruppen. Når det er kun er én mann og én kvinne i gruppa må dere beskrive forskjellene mer generelt med ord.

I enkelte tilfeller kan prosenttallet likevel innebære en risiko for publisering av lønnsopplysninger. Denne risikoen øker jo mindre gruppa er. Risikoen er særlig stor i grupper med færre enn fem ansatte totalt (for eksempel to kvinner og tre menn). I slike tilfeller bør dere gjøre en konkret vurdering av personvern i samråd med de tillitsvalgte. Hvis dere kommer fram til at publisering av forholdstall vil innebære publisering av lønnsopplysninger, skal dere beskrive forskjellene mer generelt med ord.

Eksempel på beskrivelse

Flere enn fem kvinner og menn i en stillingsurppe: I denne gruppen tjener kvinner 83% av menns lønn / i denne gruppen er kvinners gjennomsnittslønn 500 000 og menns gjennomsnittslønn 600 000 / i denne gruppen tjener menn 100 000 kroner mer enn kvinner.
Én kvinne og 25 menn: kvinnen tjener 76% av menns lønn.
Tre kvinner og to menn: Enten forskjell i % eller beskrivelse, avhengig av vurdering av personvern.
Én mann og én kvinne: Her tjener mannen mye/litt mer enn kvinnen.

Dere skal ikke skrive om personlige årsaker til at ansatte jobber deltid e.l.

Vi anbefaler heller ikke å hente inn eller publisere opplysninger om ansattes etnisitet, religion, funksjonsnedsettelse, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk eller seksuelle orientering. Dette regnes som svært personsensitive opplysninger etter personopplysningsloven. Det er en smal adgang til å innhente slike opplysninger etter samtykke, men det er strenge krav til risikovurdering, konsekvensvurdering og informasjonssikkerhet.

Arbeidsgiver har også, med noen unntak, forbud mot å innhente informasjon om søkers graviditet, adopsjon eller planer om å få barn, etnisitet, religion eller livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuelle orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk.

Alternative måter å tallfeste og vise resultater er å:

Se på navnene til søkere og ansatte for å få en indikasjon på etnisk mangfold blant ansatte, søkere og de som innkalles til intervju.
Måle språkkompetanse blant ansatte og søkere.
Måle ledere på om de iverksetter tiltak for å sikre likestilling, kjønnsbalanse, inkludering og mangfold.
Telle antall iverksatte tiltak.

Bufdir har vært i kontakt med Datatilsynet om disse problemstillingene.

Ifølge loven skal redegjørelsen være med i årsberetningen eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument. Offentlig tilgjengelig dokument betyr et dokument som er tilgjengelig på virksomhetens hjemmeside eller på en annen måte hvis virksomheten ikke har en hjemmeside.

Hvis virksomheten er pålagt å levere årsberetning og dere likevel publiserer redegjørelsen i et annet offentlig tilgjengelig dokument, skal dere opplyse om hvor dokumentet finnes i årsberetningen.

Likestillingsredegjørelsen skal ikke sendes et eget sted, men er virksomheten regnskapspliktig må dere sende årsregnskap og eventuell årsberetning til regnskapsregisteret.

Loven sier ikke noe om hvor mange sider redegjørelsen skal være eller hvor detaljert dere skal beskrive arbeidet, men dere må oppfylle kravene til innhold i redegjørelsen. Lovens forarbeider sier at redegjørelsen må tilpasses virksomhetens størrelse. Jo større virksomheten er, jo mer omfattende bør redegjørelsen være. Offentlige virksomheter bør også ha en mer omfattende redegjørelse.

Hvis redegjørelsen blir litt for lang for årsberetningen/rapporten kan dere publisere redegjørelsen på nettsiden og oppgi lenken i årsberetningen/rapporten.

Hva skjer hvis vi skriver for lite?

Har dere ikke oppfylt aktivitetsplikten eller mangler dere noen tall til del 1 av redegjørelsen? Da bør dere skrive noe om hvordan dere planlegger å følge det opp til neste år.

Likestillings- og diskrimineringsombudet kan be virksomheter som har en ufullstendig redegjørelse om å korrigere eller utdype mangler i redegjørelsen. Ombudet har også mulighet til å klage virksomheten inn for diskrimineringsnemda.

Dersom dere ikke kartlegger lønnsforskjeller og ufrivillig deltid hvert år etter det kan dere gjenbruke eller henvise til fjorårets tall.

Virksomheter skal redegjøre for likestilling innenfor de vanlige fristene for innsending av årsregnskap. Dette fordi redegjørelsen kan inngå i virksomhetens årsberetning, som igjen er en del av virksomhetens årsregnskap.

For virksomheter hvor regnskapsåret avsluttes fra 1. januar 2021 – 30. juni 2021 skal redegjørelse for lønnsforskjeller og ufrivillig deltid fordelt på kjønn rapporteres for første gang senest 1. februar 2022. For virksomheter hvor regnskapsåret avsluttes fra 1. juli 2021 – 31. desember 2021 skal redegjørelse for lønnsforskjeller og ufrivillig deltid rapporters for første gang senest 31. juli 2022. Virksomheter med avvikende regnskapsår som avsluttes 31. januar 2021 (altså 11 måneder i 2020 og en måned i 2021), skal levere rapport om lønn fordelt på kjønn for første gang for dette regnskapsåret.

Svaret på dette spørsmålet er utarbeidet i samarbeid med Skatteetaten.

Likestillingsredegjørelsen skal skape oppmerksomhet rundt arbeidet med likestilling og ikke-diskriminering, og bidra til at dere arbeider mer systematisk for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Ved å sammenligne redegjørelsene over flere år kan dere måle progresjon i likestillingsarbeidet.

Redegjørelsen har også en kontrollfunksjon. På bakgrunn av redegjørelsen skal det være mulig å vurdere om du som arbeidsgiver har oppfylt aktivitetsplikten.

Les mer om hvordan Ombudet følger opp redegjørelsesplikten.