Spørsmål om barneverntjenestens bruk av SMS og e-post i enkeltsaker
Til:Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, Njøsavegen 2, 6863 Leikanger
[Barnevernloven § 6-7.]
Vår ref: 2016/58983-2
Arkivkode: 30
Dato: 08.02.2017
Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet viser til henvendelse fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane 16. desember 2016.
Fylkesmannen ber om tilbakemelding på om barneverntjenesten kan bruke tekstmeldinger (SMS) og e-post i kontakt med klienter (barn/ungdom/foreldre). Fylkesmannen legger til grunn at klientforholdet i seg selv er et taushetsbelagt forhold, jf. barnevernloven § 6-7. Videre at taushetsbelagt informasjon ikke kan sendes med SMS eller e-post uten at forsendelsen er kryptert eller sikret på en annen måte, jf. personopplysningsloven § 13, jf. personopplysningsforskriften § 2-11 tredje ledd.
Regelverket
Det følger av barnevernloven § 6-7 første ledd at barnevetjenesten har taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven §§ 13 til 13 e. I tillegg inneholder barnevernloven § 6-7 annet, tredje og fjerde ledd egne regler om barneverntjenestens taushetsplikt. Disse reglene er strengere enn reglene i forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder enhver som utfører tjeneste eller arbeid for barneverntjenesten. Dette kan eksempelvis være sakkyndige, tilsynsførere, støttekontakter og talspersoner.
Taushetsplikten omfatter alle personopplysninger, uavhengig av om de har et sensitivt innhold eller ikke, og omfatter opplysninger om fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, jf. barnevernloven § 6-7 annet ledd og forvaltningsloven § 13 annet ledd. Opplysninger om at barneverntjenesten har vært i kontakt med en familie vil kunne røpe et klientforhold til barnevernet og er undergitt taushetsplikt. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke videreformidles, og bestemmelsen innebærer en plikt for barneverntjenesten til aktivt å forhindre at uvedkommende får tilgang til slike opplysninger. Brudd på taushetsplikten er straffbart.(1)
Taushetsplikten gjelder generelt, og ikke bare under saksforberedelsen. Taushetsplikten gjelder også etter at vedtak er fattet, og etter at en sak er avsluttet fra barneverntjenesten. En ansatt har taushetsplikt om forhold en har blitt kjent med i arbeidet også etter arbeidsforholdets slutt.
Etter personopplysningsloven § 13, jf. personopplysningsforskriften § 2-11, stilles det krav til den behandlingsansvarlige om at det gjennomføres tiltak som sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet med hensyn til konfidensialitet. Etter personopplysningsforskriften § 2-11 tredje ledd fremkommer det at "Personopplysninger som overføres elektronisk ved hjelp av overføringsmedium utenfor den behandlingsansvarliges fysiske kontroll, skal krypteres eller sikres på annen måte når konfidensialitet er nødvendig."
Barne-, ungdoms- og familiedirektoratets vurdering
Barneverntjenesten har i begrenset grad anledning til å korrespondere med familier og andre privatpersoner via elektroniske kommunikasjon for eksempel SMS eller e-post, uten at det er kryptert eller sikret på annen måte etter personopplysningsforskriftens krav. Eksempler på annen sikring enn kryptering kan være anonymisering eller oppsplitting av teksten slik at teksten kun gir mening når en har tilgang til hele teksten.(2) Tilsvarende krav gjelder ved oversendelse av sensitive opplysninger ved bruk av telefaks.
For dokumenter som overføres anonymisert, slik at uvedkommende på grunnlag av oversendelsen ikke kan finne direkte tilbake til de omhandlede personer, vil den personvernmessige trusselen være atskillig mindre. Det vil likevel være overføring av personopplysninger i personopplysningslovens forstand. Det er imidlertid vanskelig å overføre dokumenter på e-post el. anonymt. Dette fordi det normalt vil forekomme opplysninger som knytter personer til den "adressen" overføringen er rettet til/fra og vil kunne røpe et klientforhold til barnevernet.
Krav om kryptering eller sikring kommer til anvendelse også når barneverntjenesten benytter e-post som svar på en ukryptert melding, og selv om den som har henvendt seg til barneverntjenesten ber om at korrespondansen skjer per e-post.(3) Det er ikke mulig å samtykke seg bort fra reglene om informasjonssikkerhet. Dersom det er personopplysninger som krever sikring av konfidensialitet, skal overføringen normalt krypteres.
Elektronisk post er blitt vanlig både innad i forvaltningen og i kontakten med publikum. Bruk av elektronisk post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen, tilgjengelig og effektiv forvaltning, ved at brukerne får tilgang til offentlig informasjon, innsyn i forvaltningens arbeid, og dialog med det offentlige på en helhetlig, enkel og brukerorientert måte. Privatpersoner som benytter SMS og e-post når de kontakter barneverntjenesten, må informeres om at barneverntjenesten ikke kan foreta saksbehandling på e-post, samt oppfordres til ikke sende taushetsbelagte og personsensitive opplysninger elektronisk. Barneverntjenesten må ha rutiner for å håndtere slike henvendelser innenfor gjeldende regelverk.
Journalføringsplikten gjelder også for e-post og SMS dersom henvendelsen er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og må arkiveres i henhold til gjeldende regelverk.
Med hilsen
Anders Henriksen
fung. seksjonssjef
Hanne S. Børing
seniorrådgiver
Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevet signatur.
Kopi til:
- Barne- og likestillingsdepartementet
- Barneombudet
- Statens Helsetilsyn
- Fylkesmennene/Alle landets fylkesmannsembeter
- Sentralenheten for fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker
- Landets fylkesnemnder/Alle landets fylkesnemnder
- Regionene i Bufetat
- Barne- og familieenheten, Oslo kommune
Referanser
- Straffeloven § 209
- M.W. Johansen, K. Kaspersen, Å.M.B. Skullerud, Personopplysningsloven, kommentarutgave (2001), s.354
- Brev fra BLD 21.04.2008, ref. 200702907