Registrering av bekymringsmeldinger i barneverntjenestens fagsystem
Til: Oslo kommune Helseetaten, Att. Norunn Bakken, Postboks 4716, 0506 Oslo
[Barnevernloven § 4-2]
Vår ref: 2021/52310-2
Arkivkode: 30
Dato: 02.06.2021
Vi viser til e-post av 18. mars 2021, med spørsmål knyttet til registrering av sjikanøse bekymringsmeldinger i barnevernstjenestens fagsystem.
I henvendelsen beskrives det hvordan man ser for seg at sjikanøse meldinger skal registreres og behandles i nytt saksbehandlingssystem. Slike meldinger kan henlegges/avskrives på forskjellige tidspunkter. Det kan skje når
- meldinger gjennomgås i forbindelse med mottak
- det avklares om en melding skal følges opp av en undersøkelse eller ikke
- etter at en undersøkelse er påbegynt
Den løsningen som skisseres i henvendelsen, er at sjikanøse meldinger vurderes i forbindelse med meldingsavklaringen som skal skje innen en uke etter at meldingen er mottatt.
Meldingene kan eventuelt kodes på en måte som gjør at det fremgår at de er sjikanøse, slik at rapporteringskravene oppfylles. Løsningen vil innebære at det registreres en sak i saksbehandlingssystemet. Det vil bli dokumentert informasjon om meldingens innhold og barnets og foreldrenes navn som vil bli liggende i saksbehandlingssystemet i inntil fem år, i tråd med anbefalinger om oppbevaring av henlagte meldinger(1). Deretter vil denne informasjonen tas ut av saksbehandlingssystemet og bli overført til langtidslagring.
Denne løsningen er en annen enn i dagens system, hvor sjikanøse meldinger registreres når meldingen mottas. Disse meldingene blir ikke avskrevet med en konklusjon, og det registreres ingen personalia i saksbehandlingssystemet. Dersom det kommer en ny melding på et barn som er registrert med denne meldingstypen, vil ikke barnevernstjenesten vite at den har mottatt en sjikanøs melding om barnet tidligere.
Direktoratets vurdering
Barnevernstjenestene behandler en rekke sensitive personopplysninger. Av hensyn til de personene opplysningene gjelder, er det et grunnleggende prinsipp at det ikke registreres flere slike opplysninger enn strengt nødvendig, og at de ikke oppbevares lenger enn strengt nødvendig.
I henvendelsen fra Oslo kommune vises det til to forhold som kan tale for at opplysninger fra sjikanøse meldinger registreres og oppbevares i saksbehandlingssystemet. For det første pekes det på at all saksbehandling bør dokumenteres, og at alle meldinger som kommer inn må behandles og registreres på korrekt måte. For det andre vises det til at informasjon om tidligere meldinger bør fremkomme dersom det kommer en ny bekymringsmelding som gjelder samme barn.
Det er god forvaltningspraksis at alle vurderinger barnevernstjenesten gjør blir dokumentert. Dette er viktig av hensyn til de saken gjelder, slik at de kan ivareta sine interesser i nåtid og få kunnskap om saken i ettertid. Dette hensynet gjør seg imidlertid ikke gjeldende i samme grad når «saken» det er snakk om ikke fører til noen videre saksbehandling.
Anbefalingen som er gitt av Barne- og familiedepartementet om at henlagte meldinger bør oppbevares i fem år er begrunnet i hensynet til barnet. En bekymringsmelding vil vurderes på en annen måte dersom barneverntjenesten har kunnskap om at det har vært gitt meldinger på det samme barnet en eller flere ganger tidligere. At det er gitt flere meldinger om samme barn, vil være en viktig faktor i vurderingen av om det skal iverksettes en undersøkelsessak. Heller ikke dette hensynet veier tungt når meldingen viser seg å være fremsatt for å sjikanere, eller faller utenfor barnevernets ansvarsområde. Meldingen vil i slike tilfeller ikke gi grunn til bekymring for barnets omsorgssituasjon. Informasjon om at det har innkommet en grunnløs melding, bør ikke tillegges noen vekt dersom det seinere innkommer en melding på samme barn.
Det er tidligere lagt til grunn at bekymringsmeldinger som er klart ubegrunnet kan makuleres uten registrering eller oppbevaring(2). Dette er også understreket i brevet hvor departementet gir anbefaling om oppbevaring av henlagte meldinger:
Meldinger som er klart ubegrunnet, eller faller utenfor barnevernloven, skal fortsatt makuleres uten registrering eller oppbevaring.
På denne bakgrunn mener direktoratet at meldinger som viser seg å være grunnløse fordi de er fremsatt for å sjikanere, eller faller utenfor barnevernloven, ikke bør behandles på en slik måte at det registreres som en sak i saksbehandlingssystemet. Vi vil legge til at når barnevernstjenesten mottar meldinger som faller utenfor barnevernloven, følger det av god forvaltningsskikk at det tas kontakt med den eller de meldingen gjelder, for å høre om det er ønskelig at informasjonen videreformidles til rette instans.
Etter vårt syn vil saken stille seg annerledes dersom det er åpnet en undersøkelse, og det deretter viser seg at meldingen var grunnløs. I disse tilfellene må undersøkelsen avsluttes på vanlig vis, med en begrunnelse, og registreres og lagres på samme vis som ved andre undersøkelser som henlegges uten tiltak.
Registrering av meldinger og rapporteringssystemet
Hvordan grunnløse meldinger behandles og registreres, vil ha betydning i forbindelse med kommunenes rapportering. I dag blir slike meldinger registrert med en egen kode, og slike meldinger inngår i rapporteringssystemet. Det blir hvert år registrert et lite antall meldinger med denne koden, og direktoratet vil vurdere om det er nødvendig at denne registreringen fortsetter.
Med hilsen
Charlotte Stokstad (e.f)
avdelingsdirektør
Jan Faller
spesialrådgiver
Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevet signatur.
Referanser
- Oppbevaring av henlagte bekymringsmeldinger
- Taushetspliktrundskrivet punkt 9.2