Gå til hovedinnholdGå til hovedmeny
Tolkningsuttalelser

Arkivering av tilsynssaker i barneverntjenesten

Bufdirs tolkningsuttalelse

Til: Fylkesmannen i Oppland, Postboks 987, 2604 Lillehammer

[Barnevernloven § 2-3 fjerde ledd og arkivloven § 6.]

Deres ref: 2016/5456-8 621MAK

Vår ref: 2017/51284-3

Arkivkode: 041

Dato: 18.04.2017

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet viser til henvendelse fra Fylkesmannen i Oppland 24. januar 2017. Fylkesmannen ber om tilbakemelding på hva slags praksis Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet anser kommunene bør ha for arkivering av hendelsesbaserte tilsynssaker i barneverntjenesten. Bakgrunnen for henvendelsen er at Fylkesmannen har registrert at kommuner har ulik praksis for om saken arkiveres som egen sak i kommunens ordinære saksbehandlingssystem eller i barnets mappe. Fylkesmannen anser at det er hensiktsmessig at det foreligger dokumentasjon i barnets mappe på at det har vært en tilsynssak, for eksempel i forbindelse med eventuelle senere erstatningssaker.

Det rettslige grunnlaget

Tilsynssaker etter barnevernloven

Fylkesmannen skal etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd, jf. § 2-3 b føre tilsyn med barnevernvirksomheten i de enkelte kommuner og med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter etter barnevernloven. Statens helsetilsyn er faglig overordnet myndighet for fylkesmannen hva gjelder tilsynet på barnevernområdet. Tilsyn med den kommunale barnverntjenesten utøves på flere forskjellige måter og med forskjellige metoder. Tilsyn foregår både på individnivå for eksempel etter en klage på en konkret hendelse (hendelsesbasert tilsyn)(1) og gjennom landsomfattende tilsyn, systemrevisjon m.m.(2)

I «Veileder i behandling av tilsynssaker etter barnevernloven» til fylkesmennene fremgår det blant annet at Fylkesmannen kan «når personvernhensyn tillater det, sende selve tilsynssaken for eksempel til barneverntjenesten, mens et brev med orientering om at en tilsynssak er behandlet og om resultatet av den sendes kommunens ledelse. Kommunens ledelse kan, ved kontroll behov, selv innhente de nødvendige opplysninger i saken, jf. barnevernloven § 6-7 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 b punkt 2.»(3)

Krav til dokumentasjon og arkivering (oppbevaring og kassasjon) i barneverntjenesten

Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, jf. barnevernloven § 6-1 første ledd. Etter forvaltningsloven § 11 d skal muntlige opplysninger av betydning for saken så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Forvaltningsloven §§ 17 og 18 forutsetter skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med opplysninger og dokumenter. Det hører videre med til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig journalføring og arkivering så man kan gjøre rede for hva man har gjort i saken. Hvor mye som skal nedtegnes beror på en konkret vurdering i den enkelte sak.

Dokumentasjonskravet må for øvrig vurderes opp mot forsvarlighetskravet i barnevernloven § 1-4(4). Forsvarlighetskravet innebærer blant annet at barneverntjenesten til en hver tid skal dokumentere opplysninger og vurderinger som er relevante ved behandlingen av meldinger, undersøkelser, vedtak, beslutninger og tiltak. Krav til dokumentasjon av barns medvirkning er imidlertid forskriftsfestet, jf. barnevernloven § 4-1 annet ledd, jf. forskrift om medvirkning og tillitsperson § 7.

I forvaltningsloven § 13 c er det fastsatt en generell plikt for forvaltningen til å oppbevare dokumenter og annet materiale som inneholder taushetsbelagte opplysninger, på en forsvarlig måte. Uvedkommende og færrest mulig tjenestemenn i det organ som behandler saken, skal gis adgang til opplysningene(5). Hvis bestemmelsen ikke overholdes kan dette være et brudd på taushetsplikten, jf. forvaltningsloven §§ 13-13 e, jf. barnevernloven § 6-7.

Kommunens inkl. barneverntjenestens arkivansvar reguleres nærmere i arkivloven med forskrifter(6). Arkivloven pålegger alle offentlige virksomheter, inkludert kommuner, å ha arkiv. Arkivet skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, uavhengig av lagringsmedium og lagringsformat, jf. arkivloven § 6. Kommunene har plikt til å ha en arkivleder og en arkivplan, jf. arkivforskriften §§ 2-1 og 2-2.

I tillegg til arkivloven med forskrifter, har også annet lovverk bestemmelser om arkiv. Offentleglova § 10 pålegger kommunene å føre journal etter arkivlovens bestemmelser. Det nærmere innholdet i plikten til å føre journal går frem av arkivforskriften, jf. §§ 2-6 og 2-7. For at et dokument skal underlegges journalførings- og arkivplikt skal det enten være underlagt saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 2-6 første ledd. Journalføringsplikten gjelder uansett om dokumentet inngår i et saks- og arkivsystem eller et fagsystem. Etter offentlegforskrifta § 9 femte ledd bokstav c gis det en generell adgang til å gjøre unntak fra innsyn for journalføringer i enkeltsaker etter blant annet barnevernloven. Tilsvarende unntak var i forskrift til offentlighetsloven av 1970. Unntaket skulle hindre at det ble kjent hvilke enkeltpersoner som er involvert i slike saker(7).

Riksarkivarens forskrift om bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommuner og kommuner gir utfyllende regler til hva som skal bevares og langtidslagres, jf. § 4-12 punkt 9 hvor barneverntjenestens ansvar er spesielt regulert. Når det gjelder dokumentasjon om enkeltindivider skal «Tilsynssaker der kommunen har medansvar» bevares, jf. Riksarkivarens forskrift § 4-12 punkt 9 bokstav d(8).

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratets vurdering

Rettssikkerheten for foreldre og barn svekkes når barnets saksmappe ikke inneholder skriftlig dokumentasjon av hva som er gjort, for eksempel hvilken informasjon som er innhentet og hvilke vurderinger som er gjort. Barneverntjenesten må nedfelle det som kan ha betydning for videre utredning og tiltak og som bidrar til at partene kan ivareta sine rettigheter og fremme sine synspunkter.

Dette er også viktig for ettertiden, både med tanke på at det kan komme nye meldinger i saken, og av hensyn til den person saken gjelder og eventuelt senere erstatningssaker(9).

Kommuner har et felles sentralt sak-/arkivsystem for saksbehandling og arkivering(10). Barneverntjenesten benytter også kommunens felles saks- og arkivsystem for journalføring, saksbehandling og arkivering av generelle og administrative saker, men journalføring, saksbehandling og arkivering av dokumentene i den enkelte barnevernssak skjer som regel i eget fagsystem/barnets saksmappe(11).

I forarbeidene til barnevernloven er det uttalt at «Kommunene har ved valg av administrasjonsordning et klart ansvar for å hindre unødvendig spredning av personfølsomme opplysninger»(12). Det er derfor ut fra hensynet til taushetsplikten en forutsetning at barneverntjenesten har et eget arkiv atskilt fra arkivene til andre kommunale tjenester. Barneverntjenesten må dessuten alltid sikre at opplysningene bare er tilgjengelig for tjenestemenn innen organet eller etaten så langt det er nødvendig for en hensiktsmessig arbeids- eller arkivordning. En hensiktsmessig arbeids- eller arkivordning omfatter arbeid knyttet til journalføring, registrering, arkivering, saksbehandling, skriving, veiledning og intern opplæring. Barneverntjenestens opplysninger skal bare være tilgjengelig for tjenestemenn innen samme organ eller etat når det har sammenheng med vedkommendes arbeidsoppgaver. Barneverntjenesten skal sørge for at det eksisterer et system som sikrer at taushetsbelagte opplysninger ikke gjøres tilgjengelig for flere enn det som er nødvendig(13).

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet anser på bakgrunn av dette, på tilsvarende måte som Fylkesmannen, at (hendelsesbaserte) tilsynsklager skal journalføres, saksbehandles og arkiveres i barneverntjenestens fagsystem og i barnets saksmappe. Det vises i denne forbindelse også til offentlegforskriften § 9 femte ledd bokstav c som gjør unntak fra innsyn for journalføringer i enkeltsaker etter barnevernloven. Når det gjelder tilsyn i form av systemrevisjon ol. som ikke er på individnivå anses det som mer hensiktsmessig at saken journalføres, saksbehandles og arkiveres i kommunens felles saks- og arkivsystem.

I de tilfeller der dokumentene ikke kan arkiveres elektronisk, må dokumentene oppbevares i papirform.

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet avgir denne uttalelsen, etter avtale med Statens helsetilsyn.


Med hilsen

Anders Henriksen (e.f)
seksjonssjef

Hanne S. Børing
seniorrådgiver

Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevet signatur.

Kopi til:

  • Barne- og likestillingsdepartementet
  • Barneombudet
  • Statens Helsetilsyn
  • Fylkesmennene/Alle landets fylkesmannsembeter
  • Sentralenheten for fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker
  • Landets fylkesnemnder/Alle landets fylkesnemnder
  • Regionene i Bufetat
  • Barne- og familieenheten, Oslo kommune
  • Riksarkivaren

Referanser

  1. Statens helsetilsyn, Veileder i behandlings av tilsynssaker etter barnevernloven, internserien 4/2015, punkt 1. Tidligere har begrepet hendelsesbasert tilsynssak vært brukt. Begrepet tilsynssak anbefales å anvendes fordi fylkesmannen skal gjennomføre tilsyn etter nevnte veileder, selv om forholdet ikke er en «hendelse».
  2. Statens helsetilsyn, Prosedyre for tilsyn utfør som systemrevisjon, internserien 1/2008
  3. Statens helsetilsyn, Veileder i behandlings av tilsynssaker etter barnevernloven, internserien 4/2015, punkt 5.6.2
  4. I NOU 2016:16 Ny barnevernlov foreslås det å lovfeste et krav om dokumentasjon, jf. ny § 81, s.120-121 og 284
  5. Ot.prp. nr. 38 (1964-65), s. 56
  6. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. (2005). Barnevernet og taushetsplikten, opplysningsretten og opplysningsplikten. (Rundskriv Q-24/2005), kap. 9
  7. Justis- og politidepartementet, Rettleiar til offentleglova (G-0419 N) s. 159
  8. Interkommunalt arkiv. (2014). Veileder til bevarings– og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950, jf. forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver kapittel IV (Riksarkivarens forskrift), som er hjemlet i arkivforskriften § 3-21 tredje ledd, jf. arkivloven § 12. Barneverntjenesten er behandlet særskilt i § 4-12 punkt 9
  9. Barne- og likestillingsdepartementet. (1993). Brev av 06.07.93, ref. 93/00694
  10. Typisk benytter kommunene ESA, Ephorte, Websak eller Public360 som saks- og arkivsystemer.
  11. Det er tre ulike fagsystemer i dagens barnevern. Kommunalt barnevern benytter Familia og Acos, som tilbys av de private leverandørene Visma og Acos. Visma med Familia er den største tilbyderen og leverer digitalt fagsystem til over 380 kommunale barnevernstjenester, mens Acos har avtale med 47 kommuner. I tillegg har det statlige barnevernet (Bufetat) et eget fagsystem; BiRK, som eies av Bufdir.
  12. Ot. Prp. nr. 44 (991-92), s. 22
  13. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. (2005). Barnevernet og taushetsplikten, opplysningsretten og opplysningsplikten. (Rundskriv Q-24/2005), kap. 9, jf. siste avsnitt i kap. 6.1.5