Oppbevaring/arkivering og sletting av film i barneverntjenesten

Til:Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal

[Arkivloven § 2.]

Deres ref: 2017/120

Vår ref: 2017/51139-4

Arkivkode: 30

Dato: 04.04.2017

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet viser til henvendelse fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder av 27. januar 2017.

Fylkesmannen opplyser at barneverntjenesten bruker filming som et redskap i observasjon av samspill mellom foreldre og barn og i forbindelse med veiledning. Det benyttes i denne anledning et samtykkeskjema til filming. Foreldre gir skriftlig samtykke som inkluderer at opptakene kan benyttes til veiledning og undervisning i barneverntjenesten. Det opplyses at filmene er blitt oppbevart i henhold til reglene for oppbevaring av barnevernsmapper. Barneverntjenesten har gått over til digitalt arkiv og det er en utfordring da journalsystemet ikke kan motta digitale filer. Fylkesmannen ber om tilbakemelding på om barneverntjenesten kan endre samtykkeerklæringen som underskrives til «Opptakene brukes som et arbeidsredskap ved observasjon og slettes innen 3 måneder. Innholdet i observasjonen dokumenteres skriftlig i barnets journal».

Regelverket

Et dokument er etter arkivloven § 2 første ledd bokstav en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesning, lytting, fremvisning eller overføring. Dokumentbegrepet er vidt og teknologinøytralt. Kommunale arkiver kan således bestå av alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS, e-post, lyd- og videopptak og nettskyer. Tilsvarende definisjon av dokument, jf. offentleglova § 4 første ledd og forvaltningsloven § 2 første avsnitt bokstav f.

Selv om noe utgjør et dokument er det ikke dermed sagt at det er underlagt arkivplikt, For at et dokument skal underlegges journalførings- og arkivplikt skal det enten være underlagt saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 2-6 første ledd. Ovennevnte bestemmelser må suppleres med arkivforskriften §§ 3-18, jf. 3-19 om arkivavgrensing. Hovedregelen er at dersom materialet ikke fører til saksbehandling og ikke har noen dokumentasjonsverdi for virksomheten, kan det arkivbegrenses.

Det neste spørsmålet er om arkivpliktig dokumentasjon skal være gjenstand for bevaring for ettertiden, eller om den skal kunne kasseres (slettes) etter en viss tid. Den generelle regelen om kassasjon er gitt i arkivforskriften § 3-21. I denne går det frem at for kommuner vedtar Riksarkivaren generelle kassasjonsregler. For barnevernsaker er det gitt en omfattende bevaringsplikt, jf. Riksarkivarens forskrift kap. IV § 4-12 nr. 9.

Personopplysningsloven regulerer behandlingen av personopplysninger, hvordan personopplysninger skal innhentes, lagres og behandles. Lovens virkeområde er knyttet til hvorvidt behandlingen av opplysningene skjer helt eller delvis med elektroniske hjelpemidler, om opplysningene inngår eller skal inngå i et personregister eller om det foreligger kamera- og eller videoovervåking, jf. personopplysningsloven § 3. Etter § 28 skal den behandlingsansvarlige ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet, samtidig er det presisert i bestemmelsen at personopplysninger ikke skal slettes dersom det foreligger arkivplikt.

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratets vurdering

Barne-, ungdom og familiedirektoratet anser at et filmopptak kan anses som et arkivverdig dokument, på lik linje med andre dokumenter i barnevernssaken. Spørsmålet i hvilken grad opptaket kan arkivbegrenses eller om barneverntjenesten har anledning til slette filmopptaket etter tre måneder, basert på samtykke fra den private part, vil bli forelagt Riksarkivaren og Datatilsynet for innspill og nærmere vurdering.

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet vil komme tilbake til Fylkesmannen etter at spørsmålet er nærmere avklart.

Med hilsen

Anders Henriksen
seksjonssjef

Hanne S. Børing
seniorrådgiver

Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevet signatur.

Kopi til:

• Barne- og likestillingsdepartementet
• Barneombudet
• Statens helsetilsyn
• Fylkesmennene
• Fylkesnemndene
• Sentralenheten for fylkesnemndene
• Bufetats regioner
• Barne- og familieetaten, Oslo kommune