Innsyn i dokumentasjon etter institusjonsopphold
Til: Fylkesmannen i Hordaland, Postboks 7310, 5020 Bergen
[Forvaltningsloven § 18.]
Vår ref: 2017/50395-2
Arkivkode: 041
Dato: 12.05.2017
Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet viser til epost av 11. januar 2017.
Fylkesmannen ber om generell veiledning om innsyn i dokumentasjon etter at barn har hatt opphold på institusjon. I henvendelsen bes det også om en gjennomgang av hvor dokumenter etter institusjonsopphold skal arkiveres. I henvendelsen fremgår det at Fylkesmannen er blitt gjort oppmerksom på at barn som krever innsyn i dokumenter fra et institusjonsopphold (eksempelvis tvangsprotokoller), ikke får dette. I noen tilfeller blir barna henvist til barnevernstjenesten. Fylkesmannen har fått informasjon at institusjonen begrunner dette med at institusjonen ikke har egne dokumenter, og kun arbeider på oppdrag fra barnevernstjenesten. Andre ganger blir det henvist til Bufetat på bakgrunn av at institusjonen ikke lenger oppbevarer dokumentene.
Rettslig grunnlag
Krav til arkivering
Alle offentlige virksomheter er etter arkivloven med tilhørende forskrifter, pålagt å ha arkiv. Arkivet skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, uavhengig av lagringsmedium og lagringsformat, jf. arkivloven § 6.
Denne arkivplikten gjelder for de statlige institusjonene. De statlige institusjonene bruker Bufetats elektroniske saksbehandlingssystem, og arkiverer arkivverdige dokumenter fortløpende.
Kvalitetsforskriften(1)§ 5 setter krav til at institusjonene skal oppbevare og behandle personopplysninger i henhold til reglene i personopplysningsloven. Dette gjelder både for de statlige og private institusjonene.
De private institusjonene er ikke pliktet til å ha arkiv etter reglene i arkivloven. Hvordan private leverandører skal behandle opplysninger om barna følger av kvalitetsforskriften § 5. Dette fremgår også av kontrakt med private leverandører at dette skal skje gjennom databehandleravtalen.
Fra rammeavtale med private leverandører fremgår det:
«Eiendomsrett til opplysninger om barna. Institusjonen skal oppbevare og behandle personopplysninger i henhold til reglene i lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31 og tilhørende forskrift. I henhold til dette skal partene inngå en «databehandleravtale».»
I tillegg fremgår det av kontrakten at Bufetat har en rett til å få utlevert dokumentasjon om barnet ved forespørsel.
Det fremgår også av kontrakt med de private institusjonene at «Leverandør skal slette eller forsvarlig destruere alle restdokumenter, data, disketter, cd-er mv, som inneholder opplysninger som omfattes av avtalen som ikke leveres til Bufetat. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier. Leverandør skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør.»
Innsyn
Det følger av forvaltningsloven § 18 at en part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter med de begrensninger som følger av forvaltningsloven §§ 18 a, 18 b, 18 c, 18 d og § 19.
Etter rettighetsforskriften(2)§ 5 fremgår det at beboerens rett til å se opplysninger om seg selv er regulert i personopplysningsloven § 18. Etter personopplysningsloven § 18 skal enhver som ber om det, kreve å få opplyst hvilke opplysninger som er registrert om den selv, med de begrensninger som følger av § 23. Dette er et individuelt innsyn, og er knyttet til opplysninger til egen person. Denne retten favner videre enn partsinnsynet etter forvaltningsloven § 18, ettersom det etter forvaltningsloven forutsetter partsstatus. Barn som har vært plassert på institusjon kan dermed med hjemmel i personopplysningsloven få opplysninger om seg selv. Dette vil også gjelde for barn som ikke har partsstatus, jf. barnevernloven § 6-3.
Av Rundskriv Q-19/2012(3) fremgår det at institusjonen skal oppbevare og behandle personopplysninger i henhold til reglene i lov om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31 (personopplysningsloven) og forskriften til loven av 15. desember 2000.
Det fremgår videre av rundskrivet at formålet med personopplysningsloven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysningene. Det er videre understreket at det er viktig at de ansatte er fortrolige med reglene og gir beboerne den retten til innsyn i egen sak som de har krav på.
Etter personopplysningsloven § 24 kan det kreves at informasjonen gis skriftlig.
Det er presisert i offentleglova § 29 at det organ som mottar et innsynskrav plikter å foreta en selvstendig vurdering av kravet. I veileder til offentleglova(4) fremgår det at organet må på selvstendig grunnlag foreta en vurdering av om det skal gis innsyn i dokumentet eller opplysningene. Det fremgår videre at «Føresetnaden for dette er at organet faktisk har dokumentet hos seg. Dersom så ikkje er tilfelle kan det utan vidare givast avslag på kravet om innsyn, med den grunngjeving at organet ikkje har det etterspurde dokumentet. Prinsippet om god forvaltningsskikk kan etter omstenda tilseie at organet bør gi ei viss rettleiing om kvar dokumentet er eller kan vere å finne.»
Etter forvaltningsloven § 11 har forvaltningsorganene en alminnelig veiledningsplikt innenfor sitt saksområde. Formålet med veiledning skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Etter § 11 fjerde ledd fremgår det at dersom noen henvender seg til urette myndighet, skal det forvaltningsorgan som mottar henvendelsen, om mulig vise vedkommende til rette organ.
Det fremgår av personopplysningsloven § 6 annet ledd at dersom annen lovbestemt rett til innsyn gir tilgang til flere opplysninger enn loven her, skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak veilede om retten til å be om slikt innsyn.
Direktoratets vurdering
Innsynsbegjæring under opphold på institusjon
De statlige institusjonene arkiverer arkivverdige dokumenter i Bufetats saksbehandlingssystem. Institusjonen arkiverer dokumenter i saksbehandlingssystemet fortløpende. Så lenge barnet er plassert og oppholder seg på institusjonen, har institusjonen tilgang på barnets dokumenter i saksbehandlingssystemet.
De private leverandørene skal i henhold til kontrakten inngå en «databehandleravtale», og de skal oppbevare og behandle personopplysninger i henhold til reglene i personopplysningsloven.
Dersom en statlig eller privat institusjon får et krav om innsyn fra en beboer, har beboer krav på å få opplysninger som nevnt i personopplysningsloven § 18. Beboer med partsinnsyn har rett til innsyn i alle dokumentene i saken jf. reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven § 18 flg. Institusjonene kan ikke henvise barnet til Bufetat eller barneverntjenesten, men har selv en plikt til å behandle innsynskravet, jf. offentleglova § 29.
Innsynsbegjæring etter avsluttet opphold på institusjon
Etter at et barn har flyttet fra en statlig institusjon, har ikke institusjonen lenger tilgang til opplysninger om det aktuelle barnet i saksbehandlingssystemet. Institusjonen har derfor ikke mulighet til å gi innsyn i opplysninger om barnet etter at barnet har flyttet fra institusjonen.
De private institusjonene skal ikke oppbevare dokumentene i saken etter at barnet har flyttet fra institusjonen. Etter opphør av plasseringsavtalen skal private institusjoner sende all arkivverdig dokumentasjon til Bufetat for arkivering i Bufetats saksbehandlingssystem. Dokumentene blir lagret der på samme måte som dokumentasjon fra de statlige institusjonene.
Dersom barnet ber om innsyn i dokumentene fra institusjonsoppholdet, uavhengig om det er etter opphold på privat eller statlig institusjon, bør barnet primært henvende seg til Bufetat. Dersom et barn likevel henvender seg til institusjonen, har institusjonen en plikt til å selvstendig vurdere innsynskravet, jf. offentleglova § 29. Når det er klart at institusjonen ikke har dokumentene kan de avslå innsynsbegjæringen, men institusjonen skal gi veiledning om hvem som vil være rette instans for innsynsbegjæringen. Institusjonen har også et veiledningsansvar jf. forvaltningsloven § 11. God forvaltningsskikk tilsier at de bør videresende henvendelse til rette adressat eventuelt formidle til barnet hvor det bør henvende seg for å få innsyn i dokumentene.
Bufetat har imidlertid bare dokumentasjon fra oppholdet på institusjon. Dersom barnet ønsker innsyn i vedtaket som dannet grunnlag for plassering på institusjon eller andre dokumenter, må barnet henvende seg til den kommunale barneverntjenesten.
Når det gjelder barn som har vært plassert av Oslo kommune, må barna henvende seg til den kommunale barneverntjenesten i bydelen. Etter barnevernloven § 2-3 a fremgår det at Bufetats oppgaver og myndighet skal ivaretas av kommunen selv. Krav om innsyn i opplysninger i forbindelse med oppholdet må derfor rettes til Oslo kommune og ikke Bufetat i disse sakene. Innsynsbegjæring under opphold på institusjonen kan rettes til den private eller kommunale institusjonen, på tilsvarende måte som for barn som er plassert i institusjon på oppdrag for Bufetat.
Med hilsen
Anders Henriksen (e.f)
seksjonssjef
Line Orderud Øian
seniorrådgiver
Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevet signatur.
Kopi til:
- Barne- og likestillingsdepartementet
- Statens helsetilsyn
- Alle fylkesmannsembeter
- Alle fylkesnemnder
- Sentralenheten for fylkesnemndene
- Regionene i Bufetat
- Barne- og familieetaten, Oslo kommune
Referanser
- Forskrift om krav til kvalitet og interkontroll i barneverninstitusjoner
- Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjoner
- Retningslinjer til forskrift 15. november 2011 om rettigheter og bruk av tvang under opphold på barneverninstitusjon (rettighetsforskriften) s. 8
- Rettleiar til offentleglova s. 162