Tilskuddsavdelingen i Bufdir arbeider om lag som normalt om dagen selv om det har vært noen hektiske uker knyttet til situasjonen etter utbruddet av koronaviruset. 

Vi vet at mange tilskuddsmottakere og søkere har spørsmål om mange ting som koronautbruddet påvirker. Bufdir har etter koronautbruddet løftet en del prinsipielle spørsmål til våre moderdepartement (BFD og KUD) fordi vi ikke uten videre har mulighet til å avvike fra etablert praksis og krav i tilskuddsforvaltningen. Spørsmålene vi har tatt opp handler om tilpasninger med tanke på omdisponeringer og utsettelser av aktivitet/prosjekter som har fått støtte, alternativ aktivitet hvis man må avlyse arrangement som har fått tilskudd, tilbakebetaling av prosjekttilskudd og behandling av søknader som ennå ikke er vedtatt og som åpenbart ikke lar seg gjennomføre.  

Under følger en del spørsmål og svar som forhåpentligvis gir dere tilstrekkelig informasjon om hvordan dere skal forholde dere til søknader og mottatte tilskudd i disse koronatidene. Merk at det er ulike regler som gjelder for frivillige/ideelle virksomheter og kommuner/offentlige virksomheter.

Frivillige og ideelle virksomheter

Vi er en frivillig organisasjon som har fått driftstilskudd for tilskuddsåret 2020 - hvordan påvirker koronasituasjonen oss?

Dere beholder driftstilskuddet og kan benytte det til det formålet dere har fått tilskudd til.

Vi har søkt om tilskudd til et prosjekt/tiltak som skal gjennomføres i sommer. Hvordan vil vår søknad bli behandlet?

Dersom tiltaket kun kan gjennomføres i sommer og det er helt åpenbart at tiltaket må avlyses på grunn av smittevernhensyn, kan søknaden deres bli avslått.

Dersom Bufdir innvilger søknaden, men tiltaket/prosjektet/arrangementet er i faresonen for å måtte avlyses på grunn av smittevernhensyn, har dere tre muligheter:

  • Dere kan utsette tiltaket til et tidspunkt som passer bedre, så lenge dette er i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene.
    • Dersom dere utsetter tiltaket til senere i prosjektperioden, trenger dere ikke kontakte oss. Da skal dere bare rapportere som vanlig i 2021.
    • Dersom dere vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden, må dere sende en søknad om utsettelse av sluttrapporteringsfristen til oss. Vi vil være fleksible med å utsette gjennomføringen av tiltakene.
    • Dersom dere har fått tilskudd til et tiltak som går over flere år, trenger dere ikke søke om utsettelse. Det holder at dere forteller om utsettelsene og/eller omdisponeringene av tiltaket i fremdriftsrapporten som sendes til oss i 2021.
  • Dere kan bruke tilskuddet til å gjennomføre et annet type tiltak, så lenge dette er innenfor formålet til tilskuddsordningen dere har fått tilskuddet gjennom, og så lenge dere gjennomfører tiltaket i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene. Dere trenger ikke søke om å gjennomføre alternative aktiviteter, og skal kun rapportere på vanlig måte i 2021. Dersom dere i tillegg vil utsette tiltaket til etter prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse til oss. Vi vil være fleksible med å utsette tiltak. Ta kontakt med oss hvis dere er i tvil om den nye aktiviteten er innenfor tilskuddsordningens formål. Regelverk og mål med tilskuddsordningene finner dere også på nettsidene våre.
  • Dersom dere mener at dere ikke kan gjennomføre tiltaket/prosjektet slik dere beskrev det i søknaden, eller på alternativ måte eller ved å utsette, må dere gi beskjed til oss om det så snart som mulig og tilbakebetale tilskudd som er utbetalt.

Vi fikk tilskudd til et prosjekt/tiltak i 2020, og det er mulig at vi må avlyse hele eller deler av prosjektet/tiltaket på grunn av koronasituasjonen. Hvordan skal vi forhold oss til tilskuddet vi har fått?

I utgangspunktet beholder dere det tilskuddet dere har fått og rapporterer på vanlig måte når prosjektet er ferdig.

Hvis dere må avlyse deler av prosjektet/tiltaket, har dere tre muligheter:

  • Dere kan utsette tiltaket til et tidspunkt som passer bedre, så lenge dette er i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene.
    • Dersom dere utsetter tiltaket til senere i prosjektperioden, trenger dere ikke kontakte oss. Da skal dere bare rapportere som vanlig i 2021.
    • Dersom dere vil utsette tiltaket til etter at prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse av sluttrapporteringsfristen til oss. Vi vil være fleksible med å utsette gjennomføringen av tiltakene.
    • Dersom dere har fått tilskudd til et tiltak som går over flere år, trenger dere ikke søke om utsettelse. Det holder at dere forteller om utsettelsene og/eller omdisponeringene av tiltaket i fremdriftsrapporten som sendes til oss i 2021.
  • Dere kan bruke tilskuddet til å gjennomføre et annet type tiltak, så lenge dette er innenfor formålet til tilskuddsordningen dere har fått tilskuddet gjennom, og så lenge dere gjennomfører tiltaket i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene. Dere trenger ikke søke om å gjennomføre alternative aktiviteter, og skal kun rapportere på vanlig måte i 2021. Ta kontakt med oss hvis dere lurer på om den nye aktiviteten er innenfor tilskuddsordningens formål. Dersom dere i tillegg vil utsette tiltaket til etter at prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse til oss. Vi vil være fleksible med å utsette tiltak. Regelverk og mål med tilskuddsordningene finner dere også på nettsidene våre.
  • Dersom dere mener at dere ikke kan gjennomføre tiltaket/prosjektet slik dere beskrev det i søknaden, eller på alternativ måte eller ved å utsette, må dere gi beskjed til oss om det så snart som mulig, og eventuelt trekke søknaden og tilbakebetale tilskudd hvis det er utbetalt innen dere tar avgjørelsen.

Dersom dere har hatt utgifter til å planlegge og gjennomføre et arrangement som må avlyses, og som dere ikke får tilbakebetalt, kan dere føre disse kostnadene i prosjektregnskapet. Vi vil ikke kreve disse pengene tilbake. Dette kan for eksempel være booking av hotell, flyreiser, innkjøp av mat/utstyr o.l. Det vil også gjelde lønns- og administrasjonskostnader dere har hatt som kan knyttes direkte til planleggingsfasen av prosjektet. Dere må imidlertid kunne dokumentere kostnadene med faktura/kvittering, lønnsslipper o.l. Dere må også forklare og beskrive årsaken til avlysning og utgifter i rapporteringen.

Dersom dere ikke bruker tilskuddet i tråd med målet med tilskuddsordningen, skal dere tilbakebetale tilskuddet. Det gjelder altså dersom:

  • dere ikke «allerede har brukt» midlene og kan dokumentere dette
  • dere ikke kan gjennomføre aktiviteter innenfor formålet og ikke kan utsette gjennomføringen til et annet tidspunkt

Vi er en frivillig barne- og ungdomsorganisasjon og/eller organisasjon for personer med funksjonsnedsettelser. Hvordan skal vi forholde oss til 2020 som grunnlagsår for senere søknader om driftstilskudd?

Bufdir har fått i oppdrag av departementene å finne en løsning på dette spørsmålet. Vi vil utrede, søke råd fra «paraplyorganisasjonene» og gi departementet forslag til løsning som sikrer at aktivitetsbaserte utmålingskriterier (for eksempel kurs og likepersonsaktiviteter) i 2020 ikke skal få urimelige utslag senere år, på grunn av koronasituasjonen. Dere vil få beskjed så snart departementet har bestemt seg for en løsning.

Vi er en frivillig organisasjon som har et krav om at vi må gjennomføre landsmøte/årsmøte og/eller endre våre vedtekter i 2020 for å være tilskuddsberettiget i 2021. Hva skal vi gjøre hvis koronasituasjonen gjør at vi ikke får gjennomført landsmøte/årsmøte i 2020?

Dersom det blir et problem for dere å gjennomføre landsmøtet/årsmøtet i 2020, vil vi vurdere å gi dere dispensasjon fra kravet til 2021. Dersom dere skal sende inn søknad i september i år, skriver dere en kommentar om dette i søknaden. Husk at mange tilskuddsregelverk- og forskrifter kun stiller krav til avholdelse av slike møter med jevne mellomrom (for eksempel hvert andre, tredje eller fjerde år). Bufdir minner også om at en del møter kan avholdes digitalt dersom dette er praktisk mulig.

Vi fikk tilskudd til et prosjekt/tiltak for tilskuddsåret 2019, men har fått utsettelse til å gjennomføre prosjektet/tiltaket til våren/sommeren 2020. Imidlertid må vi avlyse aktivitetene som skulle vært gjennomført i år. Hva gjør vi med tilskuddet vi har fått?

Dersom dere har avlyst planlagte aktiviteter allerede eller må avlyse planlagte aktiviteter helt på slutten av prosjektperioden på grunn av koronasituasjonen, skal dere i utgangspunktet avslutte prosjektet og sende inn rapport og regnskap til Bufdir. Dersom dere har ubrukte midler, skal disse tilbakebetales til Bufdir. Dersom dere har hatt utgifter til å planlegge og gjennomføre et arrangement som må avlyses, og som dere ikke får tilbakebetalt, kan dere føre disse kostnadene i prosjektregnskapet. Vi vil ikke kreve disse pengene tilbake. Dette kan for eksempel være booking av hotell, flyreiser, innkjøp av mat/utstyr o.l. Det vil også gjelde lønns- og administrasjonskostnader dere har hatt som kan knyttes direkte til planleggingsfasen av prosjektet. Dere må imidlertid kunne dokumentere kostnadene med faktura/kvittering, lønnsslipper o.l. Dere må også forklare og beskrive årsaken til avlysning og utgifter i rapporteringen, så vil vi ta koronasituasjonen med i vurderingen av regnskapet.

Kommuner og offentlige virksomheter

Vi er en kommune som har søkt om tilskudd til et prosjekt/tiltak som skal gjennomføres i sommer. Hvordan vil vår søknad bli behandlet?

Dersom tiltaket kun kan gjennomføres i sommer og det er helt åpenbart at tiltaket må avlyses på grunn av smittevernhensyn, kan søknaden deres bli avslått.

Dersom Bufdir innvilger søknaden, men tiltaket/prosjektet/arrangementet er i faresonen for å måtte avlyses på grunn av smittevernhensyn, har dere tre muligheter:

  • Dere kan utsette tiltaket til et tidspunkt som passer bedre, så lenge dette er i tråd med råd og anbefalinger fra helsemyndighetene.
    • Dersom dere utsetter tiltaket til senere i prosjektperioden, trenger dere ikke kontakte oss. Da skal dere bare rapportere som vanlig i 2021.
    • Dersom dere vil utsette tiltaket til etter at prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse av sluttrapporteringsfristen til oss. Vi vil være fleksible med å utsette gjennomføringen av tiltakene.
    • Dersom dere har fått tilskudd til et tiltak som går over flere år, trenger dere ikke søke om utsettelse. Det holder at dere forteller om utsettelsene og/eller omdisponeringene av tiltaket i fremdriftsrapporten som sendes til oss i 2021.
  • Dere kan gjøre tilpasninger innenfor innholdet i søknaden. For eksempel kan det være at omfanget av planlagte aktiviteter/tiltak kan reduseres eller at måten dere gjennomfører aktiviteten på, tilpasses smittevernregler. Dersom disse endringene fører til at kommunen får lavere kostnader i gjennomføringen av tiltaket, vil Bufdir kreve tilbakebetalt midlene som gjenstår. Kommunen har ansvar for å drive god kostnadskontroll, herunder sørge for å unngå tap. Dersom det likevel oppstår tap grunnet avlyste aktiviteter, vil Bufdir vurdere om midlene skal kreves tilbakebetalt. Dere trenger ikke søke om å gjøre slike tilpasninger i innholdet i søknaden, og skal kun rapportere på vanlig måte i 2021. Dersom dere i tillegg vil utsette tiltaket til etter at prosjektperioden er over, må dere sende en søknad om utsettelse til oss. Vi vil være fleksible med å utsette tiltak. Ta kontakt med oss hvis dere er i tvil om tilpasningen av innholdet i tiltaket. Regelverk og mål med tilskuddsordningene finner dere også på nettsidene våre.
  • Dersom dere mener at dere ikke kan gjennomføre tiltaket/prosjektet slik dere beskrev det i søknaden, eller på alternativ måte eller ved å utsette, må dere gi beskjed til oss om det så snart som mulig og tilbakebetale tilskudd som er utbetalt.

Vi er en kommune som har fått tilskudd til et tiltak gjennom Bufdirs tilskuddsordninger i 2020 og må kanskje avlyse eller utsette gjennomføringen av hele eller deler av tiltaket på grunn av koronasituasjonen. Hvordan skal vi forholde oss til det tilskuddet vi har fått?

Kommunale tilskuddsmottakere kan ikke gjennomføre andre tiltak enn det den har fått tilskudd til. Dersom aktiviteten/tiltaket som dere har fått støtte til ikke kan gjennomføres etter planen, kan dere gjøre tilpasninger innenfor innholdet i søknaden. For eksempel kan det være at omfanget av planlagte aktiviteter/tiltak kan reduseres eller at måten dere gjennomfører aktiviteten på, tilpasses smittevernregler. Dersom disse endringene fører til at kommunen får lavere kostnader i gjennomføringen av tiltaket, vil Bufdir kreve tilbakebetalt midlene som gjenstår. Dere kan som vanlig søke om å utvide perioden for gjennomføring av aktiviteten. Kommunen har ansvar for å drive god kostnadskontroll, herunder sørge for å unngå tap. Dersom det likevel oppstår tap grunnet avlyste aktiviteter, vil Bufdir vurdere om midlene skal kreves tilbakebetalt.

Vi er en kommune som fikk tilskudd til et prosjekt/tiltak for tilskuddsåret 2019, men har fått utsettelse til å gjennomføre prosjektet/tiltaket til våren/sommeren 2020. Imidlertid må vi avlyse aktivitetene som skulle vært gjennomført i år. Hva gjør vi med tilskuddet vi har fått?

Dersom dere har avlyst planlagte aktiviteter allerede eller må avlyse planlagte aktiviteter helt på slutten av prosjektperioden på grunn av koronasituasjonen, skal dere i utgangspunktet avslutte prosjektet og sende inn rapport og regnskap til Bufdir. Dersom dere har ubrukte midler, skal disse tilbakebetales til Bufdir. Dersom dere har hatt utgifter til å planlegge og gjennomføre et arrangement som må avlyses, og som dere ikke får tilbakebetalt, kan dere føre disse kostnadene i prosjektregnskapet. Vi vil vurdere om vi skal kreve disse pengene tilbake. Dette kan for eksempel være booking av hotell, flyreiser, innkjøp av mat/utstyr o.l. Det vil også gjelde lønns- og administrasjonskostnader dere har hatt som kan knyttes direkte til planleggingsfasen av prosjektet. Dere må imidlertid kunne dokumentere utgiftene med faktura/kvittering, lønnsslipper o.l. Dere må også forklare og beskrive årsaken til avlysning og utgifter i rapporteringen, så vil vi ta koronasituasjonen med i vurderingen av regnskapet.

Veiledere og råd

Er dere usikre på hvordan dere skal få til aktivitet fremover? Trenger dere litt veiledening, tips og råd fra andre?

Folkehelseinstituttet (FHI) har laget en artikkel om hvordan smitterisiko kan vurderes ved arrangementer og samlinger av ulike størrelser, samt risikodempende tiltak.

Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) og Frivillighet Norge har laget veileder til hvordan frivillige organisasjoner kan gjennomføre aktiviteter innenfor smittevernreglene, slik Helsedirektoratet har åpnet for. På nettsiden finner dere også lenker til andre aktørers veiledere og smittevernregler.

Ungdom og Fritid har utarbeidet en veileder om hvordan fritidsklubber og ungdomshus kan organiseres samtidig som smittevern ivaretas på en forsvarlig måte.