Oppfordring til norske kommuner rammet av teknisk feil om bekymringsmeldinger

Oppdatering 2. november 2023: Barne- og familiedepartementet har publisert en rapport som gir en beskrivelse av feilens årsaker, omfang og konsekvenser. Les mer her.

Visma meldte mandag 5. juni om en teknisk feil ved Visma Familia. Derfor oppfordrer Bufdir til at de kommunene som benytter seg av Visma Familia gjør følgende:

1. Kontakte Visma for å finne ut om dette gjelder din kommune.
2. Følg Vismas informasjon gitt kommunene i dag, for å forsikre om at dere har riktig og oppdatert programvare. Gjennomfør de tiltakene som Visma har anbefalt, og kontakt ev. Visma for å få bistand i det tekniske arbeidet.
3. For å få oversikt over antall- og hvilke meldinger som eventuelt er borte kan Visma også bistå. Dere vil få hjelp til å identifisere tidspunktet for når meldingen er sendt, men ikke innholdet i meldingen dersom den er eldre enn 14 dager.
4. For meldinger som er sendt de siste 14 dagene, kan disse hentes ut av portalen for bekymringsmeldinger hos KS.
5. Dersom dere har fått verifisert at meldinger er borte vil det være aktuelt å gå ut til publikum med informasjon om hvilke tidspunkter dette har skjedd, og be om at aktuelle bekymringer meldes på nytt.

Med den informasjonen vi sitter med mener Bufdir at det er trygt å benytte portalen for bekymringsmelding videre. KS lagrer alle bekymringsmeldinger fram til situasjonen er avklart og rettet i alle kommuner.

Nasjonal portal for bekymringsmelding gir stor hjelp for brukeren, og foreslår temaer og tekster som kan brukes til å belyse bekymringene. Portalen gjør at kommunene får bekymringsmeldinger som har høyere kvalitet og som er lettere å vurdere for barneverntjenesten.

Brev sendt til alle landets kommuner 7. Juni:

Kommunenes oppfølging av svikten knyttet til bekymringsmeldinger i Visma Familia

Bufdir og KS viser til den avdekkede svikten i Vismas fagsystem for barnevernet, Visma Familia. Feilen er rettet, men krever at den enkelte kommune oppdaterer sine systemer. I dette brevet gir vi informasjon og anbefalinger om hvordan kommunene bør følge opp saken. Barneverntjenestens hovedoppgave er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Det at bekymringsmeldinger kommer frem og blir behandlet til rett tid er avgjørende i dette arbeidet.

Det viktigste formålet med oppfølgingen av denne saken er derfor å rette svikten for å hindre at liknende feil skjer igjen, og å forsøke å finne ut hvilke barn eventuelle manglende meldinger gjelder. I tillegg vil Bufdir samle informasjon om oppfølgingen til bruk i nasjonal oversikt over omfang og oppfølging.

Det er viktig å understreke at feilen som er avdekket IKKE gjelder den nasjonale portalen for bekymringsmeldinger. Det er trygt å bruke nasjonal portal for bekymringsmeldinger, og vi oppfordrer kommunene til å fortsette å bruke den. Her får den som ønsker å melde god veiledning og gjør det enkelt å melde, uavhengig av bosted og hvilken rolle man har overfor barnet. Dette har
bidratt til langt bedre kvalitet i meldingene som kommer inn, og dermed gjort det enklere for barnevernstjenesten å ta tak i situasjonen rundt det enkelte barn.

KS har laget løsningen på oppdrag fra Bufdir, og de har ansvaret for drift, videreutvikling og avtaler/dialog med kommunene som bruker løsningen. KS har inntil videre endret praksis med å slette bekymringsmeldingene etter 14 dager (som gjøres grunnet personvernreguleringer). Meldinger vil nå ikke bli slettet før det er verifisert at alle kommuner som bruker Visma familia har
rettet feilen i sine fagsystem.

Retting av svikten

Alle kommuner bør umiddelbart undersøke om de er berørt av svikten. Bufdir og KS oppfordrer kommuner som er, eller kan være berørt, til raskt å gjennomføre de tiltakene som Visma har anbefalt i brev og veiledning som er sendt ut til alle aktuelle kommuner. Alle kommuner som bruker Visma Familia bør umiddelbart benytte seg av følgende tiltak som er iverksatt av Visma og KS:

• Visma gjort en ny versjon av programvaren tilgjengelig for kommunene som har Visma Familia og har laget en informasjonspakke med veiledning om hva kommunene nå må gjøre. De stiller supportpersonell til rådighet for å sikre at kommunene får nødvendig veiledning. Når kommunene har gjennomført oppgraderingen, gir dette en økt trygghet for at feilen ikke oppstår på nytt på samme måte. 
• Visma bistår kommunene med å finne frem i logger fra Visma Familia. Loggene vil vise antall meldinger, og tidspunkt de er sendt/mottatt. 
• KS kan også bistå kommunene med å finne fram i kommunens logger fra Nasjonal portal for bekymringsmelding, slik at antall og tidspunkter kan sammenlignes.

Dersom kommunen har fått verifisert at meldinger er borte, vil det være aktuelt å gå ut til publikum med informasjon om hvilke tidspunkter dette har skjedd, og be om at aktuelle bekymringer meldes på nytt.

For å unngå liknende hendelser i fremtiden, er det viktig at kommunene har gode systemer for internkontroll.

KS vil arrangere et webinar tidlig i neste uke, hvor temaet blir erfaringsdeling og mulige tiltak som kan gjøres i den enkelte kommune for å styrke kontroll og oversikt over meldinger til og fra fagsystemet.

Rapportering fra kommunen for å etablere nasjonal oversikt over omfang og tiltak

Det er behov for en nasjonal oversikt over omfanget av svikten og tiltak som er iverksatt for å forsøke å innhente tapt informasjon. Bufdir vil utarbeide en slik oversikt, og trenger informasjon fra kommunene i dette arbeidet.

Bufdir ber derfor kommunenes barnevernstjeneste om å fylle ut et kort spørreskjema så snart som mulig og senest innen 15. juni kl. 12.00. Bufdir understreker at dette gjelder alle kommuner, uavhengig av om kommunen er berørt eller ikke, og hvilket fagsystem kommunen i dag bruker.

Lenke til spørreskjema

Ytterligere informasjon tilgjengelig fra KS, Bufdir og Visma:

• Oppfordring til norske kommuner rammet av teknisk feil om bekymringsmeldinger - Bufdir
• Alvorlig svikt i Visma Familia - Visma
• Vil bistå kommunene - KS

Med vennlig hilsen
Hege Nilssen, direktør Bufdir
Kristin Weidemann Wieland, områdedirektør KS

Kopi:
Alle statsforvaltere
Datatilsynet

Bufdir vil oppdatere denne informasjonssiden fortløpende.