Her får du informasjon om kva arbeidsoppgåver som kan høyre til jobben som sekretær i rådet for personar med funksjonsnedsettingar.

Rolla som sekretær for rådet er mangfaldig. Først og fremst handlar det om å tilrettelegge for at rådet kan gjere jobben sin på ein god måte. Det handlar både om den praktiske tilrettelegginga og om oppfølging av rådet og medlemmene i rådet.

Råda skal få tilstrekkeleg sekretariatshjelp (forskrift om medvirkningsordninger §3). Kommunane vel korleis sekretariatshjelpa til råda skal organiserast. Plassering av sekretariatet ved rådmannskontoret vil kunne vere gunstig, men det er det opp til den enkelte kommunen og fylkeskommunen å avgjere.

Involvere rådet i aktuelle saker

Rådet har ein viktig funksjon i å realisere Regjeringens strategi om et samfunn for alle (pdf) på kommune- og fylkesnivå, og å jobbe med saker som bidrar til eit sjølvstendig liv og likestilling. Rådet skal involverast i alle saker som er relevante for personar med funksjonsnedsetting, for eksempel saker om

  • barnehage
  • skole og utdanning
  • arbeidsdeltaking og rolla til kommunen som arbeidsgivar
  • helse- og omsorgstenester
  • plan og bygg / uteområde
  • transport
  • kultur og fritid

Som sekretær bør du

  • ha oversikt over sakene i kommunen som det kan vere aktuelle at rådet involverer seg i
  • informere rådsleiaren om aktuelle saker

Når skal rådet involverast?

Kommunestyret og fylkestinget skal etablere rutinar som sikrar at råda mottek sakene på eit så tidleg tidspunkt at fråsegnene frå råda har moglegheit til å påverke utfallet i saka (forskrift til medvirkningsordninger § 2).

Dersom kommunen eller fylkeskommunen ikkje har etablert slike rutinar, kan rådssekretæren ta initiativ til at det blir etablert.

Rådssekretæren bør følge med på saksbehandlinga til kommunen og begynne saksførebuingane på eit så tidleg stadium at dette er mogeleg.

Korleis førebu ei sak?

Rådssekretæren har kontakt med den avdelinga i kommunen eller fylkeskommunen som saka gjeld.

Framstillinga av ei sak bør innehalde

  • ei utgreiing for kva som er dei vesentlegaste momenta i saka
  • ei kort grunngiving for kvifor saka blir lagd fram for rådet
  • ei utgreiing for korleis saka kan tenkast å påverke situasjonen for personar med nedsett funksjonsevne

Det er viktig å bruke eit klart og tydeleg språk i saksframstillinga.

Som sekretær bør du vurdere om den aktuelle avdelinga bør inviterast til rådsmøtet for å orientere nærmare om saka. Det vil kunne opne for dialog mellom råd og kommune/fylkeskommune.

Korleis førebu rådsmøta?

Rådsleiaren har det formelle ansvaret for å sette opp sakslister til rådsmøta. Leiaren og rådssekretæren bør samarbeide om å utforme saksdokumenta.

Som sekretær er det du som

  • sender saksdokumenta til medlemmene i rådet i god tid før møtet finn stad
  • skriv møtebok (fører protokoll) etter møtet og sørger oppfølging av vedtaka til rådet 

Tilrettelegging

Som sekretær for rådet har du eit viktig ansvar for at møta til rådet er tilrettelagde slik at alle kan delta på like vilkår. Møta må vere i lokale som er tilgjengeleg for alle. Teiknspråktolkar bør bestillast dersom ein eller fleire deltakarar har meldt inn dette behovet.

Oppfølging etter rådsmøta

Det er viktig å ha med rådsvedtaka i den vidare saksbehandlinga. Rådssekretæren kan ha i oppgåve å sikre at fråsegna til rådet følger saksdokumenta til det organet som avgjer saka endeleg.

Kommunestyret, fylkestinget, eller eit kommunalt organ bør gi ei tilbakemelding til rådet om resultatet av saksbehandlinga. Det vil bidra til å styrke dialogen og kontakten mellom rådet og kommunen eller fylkeskommunen, og er særleg viktig i større og prinsipielt viktige saker. Dette er likevel ikkje eit krav i kommuneloven.

Rådssekretæren skriv møtebok (protokoll) frå rådsmøta.

Korleis synleggjere rådet?

Rådet kan ta opp med kommunestyret eller fylkestinget om dei kan få møte- og talerett i folkevalde organ. Kommunestyret/fylkestinget kan velje å gi medlemmer av rådet møte- og talerett i desse organa. Det vil synleggjere rådet i kommunen sin andre organ. Sekretær/administrasjon bør opplyse rådet om denne moglegheita.

Kven har ansvar for opplæringa av rådet?

Kommuneloven og forskrifta om medverknadsordningsordningar inneheld ikkje avgjerder som gir rådet rett til opplæring. Rådsmedlemmene bør få informasjon og opplæring som gjer at dei kan vareta oppgåvene til rådet, for eksempel tilbod om å delta på KS folkevalgtprogram, for å kunne utføre rådsfunksjonen. Dersom rådet ikkje får eller har fått opplæring, vil det vere naturleg at avdelinga som rådssekretær er tilsette i, tek initiativ til at rådet får eit opplæringstilbod.

Aktuelle område for opplæring:

Korleis kommunen eller fylkeskommunen er bygd opp

Rådsmedlemmene treng opplæring om til kommunen/fylkeskommunen administrative oppbygging. Det er også viktig at kommunen/fylkeskommunen informerer dei om kva saksområde som er relevante for rådet å involvere seg og kva forventingar dei har til rådet.

Kva det vil si å vere folkevalgt?

Sidan råda er kommunale og fylkeskommunale organ, er det naturleg at kommunen og fylkeskommunen tilbyr råda opplæring på lik linje med andre folkevalde, for eksempel å delta på folkevaltprogrammet til KS.

Grunnleggande relevant regelverk

Løyvingar og budsjett

Forskrifta om medverknadsordningar føresetter at kommunestyret eller fylkestinget løyver nødvendige midlar til drifta av rådet (forskrift for medvirkningsordninger § 3). Kommunen eller fylkeskommunen kan velje å vedta eit eig budsjett for rådet, slik at rådet kan planlegge arbeidet sitt for det kommande året.

Råda har rett til å uttale seg før kommunestyret eller fylkestinget vedtek budsjett for dei. Sekretæren bør undersøke om leiaren for rådet er kjend med denne moglegheita, slik at rådsleiaren kan vurdere om rådet skal uttale seg om budsjettet.

Kor mykje arbeid?

Rådet skal ha tilstrekkeleg sekretariatshjelp. Det tyder at omfanget og innhaldet av sekretariatshjelpa må vere tilstrekkeleg til at rådet kan utøve oppgåvene sine på ein god måte. Omfanget av hjelpa vil kunne variere, blant anna på grunn av talet saker rådet behandlar. I den første tida etter at rådet er valt, vil rådet i mange tilfelle kunne ha behov for meir hjelp enn etter noko tid, når rådet har blitt meir kjent med oppgåvene sine.

 

Relatert innhald