Hva innebærer rollen?

Ungdomsrådet skal ha tilstrekkelig sekretariatshjelp. Kommunen kan velge å opprette en koordinator for rådet.

Rollen som koordinator for et ungdomsråd er mangfoldig. Først og fremst handler det om å tilrettelegge for at ungdomsrådet kan gjøre jobben sin på en god måte. Det handler både om den praktiske tilretteleggingen og om oppfølging av ungdomsrådet og ungdomsrådets medlemmer.

Få ungdommene til å mestre rollen

Som koordinator skal du legge til rette at ungdommene opplever mestring i rollen som ungdomsrådsmedlemmer. Du skal bidra til at ungdommene selv oppdager løsninger.

Som koordinator er en av dine viktigste oppgaver er å sørge for at ungdomsrådet ikke blir "historieløst". Legg til rette for at det skrives gode referater og føres protokoll på et forståelig språk, og for at det er gode erfaringsutvekslinger og overlappinger fra råd til råd.

Du bør ha et mandat

Det er viktig å avklare hva som forventes av deg som koordinator og hvilke oppgaver du har på vegne av ungdomsrådet. Du bør derfor ha et mandat.

Oppgavene til koordinatoren er imidlertid ikke detaljregulert i kommuneloven eller forskriften. Det er opp til den enkelte kommune og fylkeskommune å avklare konkret hva som skal være koordinatorens roller og oppgaver. Her er dette noen punkter som kan være del av en stillingsbeskrivelse for koordinator:

  • Ansvarlig for oppfølging og veiledning av ungdomsrådet.
  • Ansvarlig for daglig drift av ungdomsrådet.
  • Være bindeledd mellom administrasjon, politikere og ungdomsrådet.
  • Rapportere til kommunestyret/fylkestinget.
  • Utvikle, omsette og iverksette prosjekt og tiltak i henhold til politiske vedtak som er vedtatt av ungdomsrådet.

Avklare oppgaver

Det er lurt å avklare hva slags oppgaver koordinatoren skal ha, både overfor ungdomsrådet og overfor politikerne. Eksempler på oppgaver for koordinator kan være:

  • Velge ut saker som ungdomsrådet skal behandle samarbeid med ungdomsrådet
  • Budsjettansvar for ungdomsrådet
  • Kontakt med politisk ledelse på vegne av ungdomsrådet

Ungdomsrådet svarer direkte til kommunestyret eller fylkestinget. Det er ikke alltid naturlig for koordinator å ta opp saker i den vanlige administrative linjen. Det er derfor en fordel å gi koordinator myndighet til å ta direkte kontakt med ordfører eller fylkesordfører på vegne av ungdomsrådet. Koordinator har da et særskilt ansvar for å forvalte denne myndigheten på en god måte, og å være ryddig på hvilke saker som tas opp på vegne av ungdomsrådet og hvilke saker som angår koordinators andre arbeidsoppgaver.

Bindeledd som fanger opp saker

Koordinator for ungdomsrådet er bindeleddet mellom ungdomsrådet og politikerne og administrasjonen.

Det er viktig at du som koordinator har en god forståelse av hvordan de politiske prosessene foregår. Koordinatoren må ha god kontakt med både ungdomsrådet, administrasjonen og politikerne.

Møter med politikere

Hvis ungdomsrådet har en konkret sak de ønsker å ta opp, er det naturlig at koordinator hjelper til med å komme i kontakt med riktig saksbehandler og avtaler møter mellom saksbehandler og ungdomsrådet. Det samme gjelder møter med politikere.

I enkelte tilfeller kan det også være aktuelt å representere ungdomsrådet i møter eller i ulike arbeidsgrupper. Møter i offentlig forvaltning foregår stort sett på dagtid, og da er det ikke alltid det lar seg gjøre for ungdommene selv å delta. Da er det viktig at du har en god forståelse av hva ungdommene mener om saken, og forholder seg til det ungdommene har sagt.

Fange opp saker

Som ansatt i kommunen/fylkeskommunen har koordinatoren daglig kontakt med andre ansatte, og kanskje også med politikere. For at ungdomsrådet skal ha mulighet til å komme tidlig inn i arbeidet med aktuelle saker, må koordinatoren følge med på hva som rører seg i kommunen/fylkeskommunen, og holde kontakt med både politikere og saksbehandlere. Da kan ungdomsrådet bli involvert i en tidlig fase i saker som angår eller interesserer dem.

Mellom politisk råd og administrasjonen

Du kan oppleve å komme i skvis mellom ungdomsrådets ønsker og forventninger til deg som ansatt koordinator.

Som ansatt i administrasjonen i en kommune eller fylkeskommune skal man forholde seg til både administrativ og politisk ledelse. Dette avhenger av hvilken rolle man har, utover å ha ansvar for ungdomsrådet,  Et eksempel på dette er at du er saksbehandler for en sak som ungdomsrådet har meninger om, som kanskje går på tvers av innstillingen i saken.

Rollekonflikt?

Det kan være vanskelig å unngå slike rollekonflikter. Det viktigste er å ha et bevisst forhold til at slike situasjoner kan oppstå og å ha tenkt igjennom på forhånd hvordan de best kan håndteres. Noen ganger kan det være nødvendig at saken overføres til en annen saksbehandler. Det viktigste er å være åpen og ærlig med ungdomsrådet om din rolle i saken, og å skille tydelig mellom de ulike rollene.

Voksenperson blant ungdom

Det er ungdommenes meninger, tanker og ideer som skal synliggjøres og løftes frem, ikke koordinatorens.

Koordinator skal være nøytral, og bør unngå å gå inn i diskusjoner sammen med ungdommene. Dine egne meninger skal du holde utenfor. Det kan ofte være en hårfin balanse mellom å bidra med faktaopplysninger og informasjon og å komme med egne meninger.

Koordinator, ikke sekretær 

Som koordinator er du mer enn en sekretær: I tillegg til å sende ut innkallinger, skrive referat og holde kontakt med administrasjonen i kommunen, skal du følge opp rådet og sørge for at de har den kunnskapen og informasjonen de trenger for å fungere best mulig.

Veileder, ikke rådgiver 

Du som er koordinator skal fungere som en veileder heller enn en rådgiver. Du skal hjelpe ungdommene med å sette seg inn i saker og sørge for at de kan ta informerte valg, men ikke fortelle dem hva som er best å gjøre.

En god veileder

  • bidrar med relevant informasjon
  • gir tips om hvor ungdomsrådet kan få tak i det de trenger
  • stiller spørsmål som kan få frem flere sider av en sak
  • er med på å belyse konsekvenser av valg og vedtak
  • støtter lederen i ungdomsrådet og kan gripe inn hvis møter sklir ut

Åpen dialog

Koordinator bør ha en god og åpen dialog med ungdomsrådet om egen rolle. Ungdomsrådet bør få informasjon om hva koordinators rolle er, og hva de kan forvente av vedkommende. Rådet bør for eksempel få informasjon om at de kan be om at koordinator forlater møtet under en bestemt sak. De må tørre å si fra dersom koordinator er for delaktig i en sak eller tar for stor plass i møtet.

Koordinators rolle under rådsmøter

Koordinatorens rolle er mer enn å skrive sakspapir og referat fra møtene. Koordinator skal være en veileder og hjelpende hånd for alle rådsmedlemmene. Hvor mye bistand rådet trenger fra koordinatoren, må vurderes konkret i hver kommune. Det kan være forskjeller mellom store kommuner, hvor rådet mottar en stor mengde saker, og mindre kommuner hvor det ikke er like mange saker.

Avklare forventninger

For at samspillet mellom koordinatoren og ungdomsrådet skal fungere bra, er det viktig med forventningsavklaring og forventningsstyring. Så tidlig som mulig i hvert arbeidsår er det en god ide at rådsmedlemmene og koordinatoren møtes for å fortelle hva de forventer av seg selv, hva de forventer av andre, og hvilke forventninger de tror de andre har. Da kan alle ta hensyn til dette, og unngå konflikter og utfordringer. Det kan være lurt å repetere denne øvelsen også midt i arbeidsåret, for å minne om de forventningene man har til hverandre. Dette må også gjøres ved supplering av rådsmedlemmer.

Saksopplysninger og vanskelige ord

Din hovedoppgave under rådsmøtene er å skrive referat og bistå leder eller nestleder i møteledelsen. Det er viktig at koordinatoren gir informasjon og oppklarer ting som medlemmene er usikre på. Ofte kan det være lurt å gi saksopplysninger og oppklare vanskelige ord/uttrykk, selv om ingen av medlemmene har spurt om dette. Det kan være noe ett eller flere medlemmer ikke forstår, men som de ikke tør å stille spørsmål om. Koordinator bør også stille seg disponibel for spørsmål i forkant, slik at medlemmer kan få oppklaringer når de forbereder seg til møtet.

Være nøytral

Koordinator skal ikke legge begrensninger på rådsmedlemmenes engasjement i debatter og vedtak. Det er viktig at politiske meninger fra kommunestyret og de personlige meningene til koordinatoren ikke blir førende på hva ungdomsrådet mener. Koordinator skal være en nøytral part, og må alltid være kritisk til sin egen habilitet.

Koordinatoren skal sørge for at ungdomsrådet jobber ut ifra reglene i kommuneloven, forskriften om medvirkning og reglementet de har fått fra kommunestyret.

Sikre medvirkning

Det er viktig å skape møteplasser mellom ungdomsrådet og beslutningstakere.

Ungdomsrådet kan ikke fungere etter intensjonen hvis de opererer i et vakuum. Derfor må rådet får mulighet til å legge frem sine synspunkter og diskutere direkte med beslutningstakere.

Ungdomsråd til pynt?

I de tilfeller der ungdomsrådet mest er til pynt, og kun får oppmerksomhet når det gagner politikerne, snakker vi om ikke-medvirkning. Dette er ikke medvirkning på ungdommenes premisser, og det gir liten eller ingen reell makt eller innflytelse.

Viktig å lytte

Det krever at man er villig til å lytte til innspillene, vurdere dem å ta dem med inn i beslutningsprosessene. I noen sammenhenger kan den beste formen for medvirkning være å ta beslutningene sammen med ungdommen.

Koordinator kan ha en viktig rolle i å skape denne forståelsen i administrasjonen og blant politikerne.